5 Gründe für den Umstieg auf die digitale Personalakte

1. Mehrere Standorte:

Standortunabhängiger Zugriff auf alle Personaldokumente, jederzeit und von überall.

Während ein Aktenschrank nur an einem Ort zugängig ist, können Mitarbeiter und Vorgesetzte von überall auf Personalakten zugreifen, auch von verschiedenen Standorten aus. Berechtigungskonzepte sorgen dafür, dass nur bestimmte Informationen für verschiedenen Mitarbeiter zugänglich sind. Das Einsichtsrecht der Arbeitnehmer nach § 81 Abs. 1 des Betriebsverfassungsgesetztes kann leichter umgesetzt werden.

2. Kosten:

Senken der Lager- und Registraturkosten.

Archivsystem statt Aktenschränke – spart Platz und Kosten bei besserem Schutz der Daten. Betriebsabläufe lassen sich optimieren und das Hin- und Herschicken von Dokumenten in Papierform wird vermieden, Zeit und Geld gespart.
Das Erstellen von Dokumenten am PC spart Papier- und Druckkosten.
Arbeitszeiteinsparungen bei den Personalsachbearbeitern, z.B. durch schnelleres Suchen und Beschaffen von Akten, senken die Kosten zusätzlich.

3. Gefahr von Verlust von Dokumenten:

Archivierung der Daten und Dokumente in einem Archivsystem.

Das Aufbewahren von papiergeführten Dokumenten entfällt weitgehend. Dokumente können einfach im System gesucht und schnell gefunden werden. Die Zuordnung der Dokumente zu den Mitarbeitern ist übersichtlicher gestaltet.
Schutz vor Verlust: Papierakten werden schneller verloren oder verlegt.

4. Aufwände:

Kürzere Such- und Beschaffungszeiten.

Akten müssen nicht mehr durchgeblättert werden. Der Aufwand der Personalsachbearbeiter reduziert sich deutlich. Personalprozesse werden vereinfacht und beschleunigt. Kostensenkungen sowie Arbeitszeiteinsparungen bei den Personalsachbearbeitern von bis zu 30% sind das Ergebnis.
Durch Self-Services können zusätzlich Aufwände und Kosten gespart werden.

5. Sicherheit und Datenschutz

Revisionssichere Archivierung und gesicherter Zugriff durch die Vergabe von Berechtigungen.

Aufbewahrungsfristen sowie gesetzliche Anforderungen können leichter eingehalten werden, z.B. das Einsichtsrecht der Mitarbeiter. Dokumente können einfach und effektiv vernichtet werden.
Durch § 9 BDSG wird der Zugriff auf die Personalakte und deren Anhang geregelt, v.a. Datenschutz und -sicherheit spielen eine große Rolle.

Zugangs-, Zutritts-, Zugriffs- und Eingabekontrollen sind notwendig und leichter umsetzbar.

Ausgewählte Informationen können einfach für bestimmte Personengruppen zugänglich gemacht werden. Welche Personen auf die Akte zugreifen dürfen, richtet sich nach § 32 BDSG. Datenverarbeitung, -eingabe, Veränderungen und Löschungen werden protokolliert und dokumentiert. Akten lassen sich über Berechtigungskonzepte vor dem Zugriffen Unbefugter geschützt.
Gesetzliche Anforderungen können leichter eingehalten und umgesetzt werden.

Die wichtigsten Grundfunktionen der digitalen Personalakte in SAP finden Sie hier, zusammengefasst in einem kurzen Video.

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