Der Großteil der Unternehmen orientiert sich am gregorianischen Kalender und erstellt Bilanzen und Abschlüsse auf monatlicher Basis. Fragt man jedoch gezielt nach der Vergleichbarkeit dieser Abschlüsse – sei es mit dem Vormonat oder den Vorjahresdaten – erhält man immer dieselbe Antwort: der Vergleich der Ergebnisse ist nicht aussagekräftig.
Vor allem im Hinblick auf Analyse- und Prognosezwecke in der Wirtschaft ist der gregorianische Kalender unzulänglich. Jeder Monat beginnt an einem anderen Wochentag, die Länge der Monate ist nicht identisch und auch die Quartale unterscheiden sich in der Anzahl der Tage.
Insbesondere in Branchen, bei denen sich der Umsatz auf wenige bestimmte Wochentage konzentriert, verursacht die monatlich variierende Zahl an Arbeitstagen und Wochenenden starke Schwankungen in den Absatzzahlen.
Die 5/4/4–Regel bzw. 4/4/5-Regel
Der 5/4/4-Kalender ist eine von vielen Methoden zur Verwaltung von Abrechnungszeiträumen in der Buchhaltung.
Insbesondere im englischsprachigen Raum ist die 5/4/4- bzw.4/4/5-Regel weit verbreitet.
Neben den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung der USA (GAAP), erlauben auch der Internal Revenue Code (IRC) und die International Financial Reporting Standards (IFRS) diese Methode zur Rechnungslegung. Vor allem in Branchen wie Handel, Produktion und Gastronomie ist die 5/4/4-Regel gängige Praxis.
Dabei unterteilt der 5/4/4-Kalender ein Jahr in 4 Quartale, wobei jedes Quartal aus 13 Wochen besteht. Diese 13 Wochen werden künstlich in 2 Perioden zu 4 Wochen und einer Periode mit 5 Wochen aufgeteilt. Dadurch enden alle so entstandenen Perioden, Wochen und Quartale eines Jahres immer am selben Wochentag. Die neuen Abrechnungszeiträume entsprechen aber dafür nicht mehr den Kalendermonaten.
Umstellung der Geschäftsperioden auf eine individuelle Periodengewichtung bei der IFCO SYSTEMS GmbH
Als internationaler Logistikdienstleister ist die IFCO SYSTEMS GmbH mit Sitz in Pullach weltweit in mehr als 45 Standorten tätig.
Heute ist der Verpackungsspezialist Teil der Brambles Limited, eines weltweit tätigen Anbieters von Lösungen zur Paletten- und Containerbündelung.
Der australisch-britische Konzern ist in über 50 Ländern aktiv. IFCO ist dabei für die Geschäftszweige Paletten- und Containerpooling verantwortlich. Dafür betreibt IFCO SYSTEMS einen weltweiten Pool von über 175 Millionen wiederverwendbaren Mehrwegbehältern, die vorwiegend zum Transport von Frischwaren verwendet werden.
Bisher setzte man bei IFCO zu Buchhaltungs- und Abrechnungszwecken auf monatsgleiche Geschäftsperioden. Dabei dauerte jede Periode einen Kalendermonat, sprich vom Monatsersten bis zum Monatsletzten.
Diese monatsgleichen Geschäftsperioden sollten nun auf eine individuelle Periodengewichtung umgestellt werden. Diese weicht zwar von den Kalendermonaten ab, ist dafür aber vergleichbar.
Für eine solche Entscheidung gibt es verschiedenste Gründe, wie z.B. veränderte betriebliche Rahmenbedingungen durch Verkauf, Fusion, Aufspaltung oder Zukauf. Bei IFCO SYSTEMS hingegen hatten sich die Rahmenbedingungen durch neue Konzernvorgaben geändert.
Umsetzung der 5/4/4-Regel bei IFCO SYSTEMS
Für eine erfolgreiche Umsetzung musste die Änderung der Geschäftsperioden auch im SAP-System abgebildet werden, und das konsistent über alle Module hinweg.
Die Bereiche Anlagenbuchhaltung und Controlling waren bei IFCO neben anderen von der Umstellung betroffen. Jahresabschreibungen mussten z.B. nach der 5/4/4-Regel gewichtet auf die Perioden verteilt und Plandaten an die neuen Perioden angepasst werden.
Gemeinsam mit SERKEM wurde das Projekt Mitte Juli 2014 gestartet. Go-Live war bereits im September. Seitdem folgen die Perioden bei IFCO der 5/4/4-Regel. Dabei endet jede Periode und damit auch jede Woche jetzt auf einen Samstag.
Bei IFCO ist man mit der Unterstützung durch SERKEM mehr als zufrieden. „Das Projekt Periodenumstellung 5/4/4 wurde mit SERKEM als Unterstützung unter knapper Zeitvorgabe professionell umgesetzt“, bestätigt Renate Zeising, IT Business Analyst bei IFCO SYSTEMS, die gelungene Umsetzung des Projektes.
SERKEM unterstützt Sie bei:
- Systemanalyse und Definition anzupassender Einstellungen
- Umstellung im Bereich Finanzwesen
- Umstellung im Bereich Controlling
- Umstellung im Bereich MM
- Umstellung im Bereich HR
- Umstellung im Bereich SD
- Konfiguration der 5/4/4-Regel in verschiedenen Varianten der Abrechnungsperioden