Employee Self-Services (ESS): schnelle und eigenverantwortliche Personaladministration in SAP

Der Großteil der Aufgaben im Personalbereich sind administrative und sich wiederholende Tätigkeiten. Dabei laufen die Prozesse häufig informell ab und auch Informationen werden oft papierbasiert weitergegeben. Dadurch werden z.B. Personaldaten mehrfach erfasst, sei es durch den Mitarbeiter selbst oder den zuständigen Sachbearbeiter oder eine Führungskraft.

Die Folge: stark überlastete Personalabteilungen, ineffiziente Prozesse, Verschlechterung der Datenqualität und unnötige Datenredundanzen.
Kurz gesagt, die Kapazitäten in den Personalabteilungen werden verschwendet.

Gleichzeitig nimmt aber auch der Druck auf die Führungskräfte zu, denn vor allem administrative Kosten sollen gesenkt werden – so auch die Kosten für die Personaladministration. Trotzdem sollen Services und Informationen, die den Mitarbeitern geboten werden, nicht darunter leiden. Denn Mitarbeiter wollen einen Überblick über ihre persönlichen Informationen. Gleichzeitig fehlt ihnen aber auch die Zeit um z.B. ständig neue Formulare auszufüllen oder auf einen freien Termin bei dem zuständigen Personalsachbearbeiter zu warten. Sie wollen solche administrativen Aufgaben schneller, effizienter und vor allem wann und wo sie wollen erledigen.

Employee Self-Services (ESS) als Lösungsansatz

Doch wie können Unternehmen ihre Mitarbeiter stärker in die Personalprozesse miteinbeziehen, Kosten senken und dabei gleichzeitig die Datenqualität verbessern?

Eine Lösungsmöglichkeit ist die Einführung von Self-Services. Viele führende Unternehmen setzen bereits verstärkt auf diese Informations- und Kommunikationssysteme zur Unterstützung der personalwirtschaftlichen Aufgaben im Unternehmen. Bisher papiergebundene oder in unterschiedlichen Systemen hinterlegte Informationen können über Self-Services einfach zielgruppenspezifisch und strukturiert zusammengeführt und gebündelt werden.

Im HR lassen sich die Self-Services in 2 Kategorien unterteilen:

  • Employee Self-Service (ESS): Self-Services für Mitarbeiter
  • Management Self-Service (MSS): Self-Services für Führungskräfte

Employee Self-Services (ESS) in SAP HCM: FAQ

Employee Self-Service (ESS) heißt die neue Vorgehensweise im Personalmanagement, die auf die Selbstverwaltung der einzelnen Mitarbeiter setzt.

ESS Überblick Services für Mitarbeiter

Was sind Employee Self-Services (ESS)?

Employee Self-Services sind Anwendungen in Verbindung mit SAP-Systemen, die auf einer Web-Dynpro-Technologie basieren.

Das heißt, Mitarbeiter verwalten und pflegen personenbezogene Daten teilweise selbst und können eigenständig Informationen abrufen, sei es aus dem Intranet oder dem Internet. Die Prozesse werden optimiert und die Personalabteilungen entlastet. Dabei umfassen die ESS zahlreiche einfach zu bedienende Webanwendungen, mit denen die Mitarbeiter Daten über einen Browser anzeigen, ändern oder anlegen können.

Folgende Anwendungen werden mit dem ESS abgedeckt:

  • Anwesenheitserfassung (kommen/gehen)
  • Abwesenheitserfassung (Fehlgründe)
  • Korrekturen (fehlende, falsche Buchungen)
  • Anträge/Genehmigungen (Gleitzeit, Urlaub, Dienstreisen)
  • Arbeitszeitkonten (Langzeitkonten, Auszahlung Gutzeiten)
  • Informationen (Zeitkonten, Urlaubsstände, Zeitnachweis, Entgeltbelege)
  • Stundenkontierungen (Projekte, Kostenstellen, etc.)
  • Qualifikationen
  • Beurteilungen

Zusätzlich können weitere Services z.B. aus den Bereichen E-Recruiting, Talentmanagement und Performance Management eingebunden werden.

Employee Self-Services sind vielseitig einsetzbar. Am häufigsten werden die ESS im Rahmen der Zeitwirtschaft eingesetzt. Aber auch bei der Stammdatenpflege und dem Reisemanagement finden die ESS eine hohe Verwendung.

Für folgende Aufgaben können die Employee Self-Services verwendet werden:

  • Pflege der Mitarbeiterdaten wie Adressen und Bankdaten
  • Anzeige von Zeitnachweisen und Entgeltnachweisen
  • Genehmigung von An- und Abwesenheiten
  • Kalenderfunktion für Teamkalender oder Abwesenheiten
  • Antrag für Abwesenheiten
  • Einkauf für eigene Bestellvorgänge
  • Reiseanträge und Reisekostenabrechnung
  • Bereitstellung und Bearbeitung von Dokumenten
  • interaktive Formulare.

ESS Einsatzbereiche

Als Zusatzfunktion zu den ESS können Manager Self-Services (MSS) eingerichtet werden. Ebenso wie die ESS decken die MSS meistens eher klassische Funktionen ab, wie Zeitwirtschaft und Reisemanagement. Aber auch das Bewerber- und Performance Management spielt bei den MSS eine große Rolle.

Grundsätzlich reduziert der Einsatz von Employee Self-Services den Verwaltungsaufwand eines Unternehmens und bietet mehr Transparenz für Mitarbeiter aber auch Vorgesetzte. Dazu kommt der positive Umweltfaktor, da der Papierverbrauch gesenkt wird. Zu den Vorteilen zählen höhere zeitliche und örtliche Verfügbarkeit, Zeitersparnis und die Eigenständigkeit des Benutzers bei den Serviceprozessen die Personalabteilung.

1. Einbindung der Mitarbeiter schafft Transparenz, verbessert die Datenqualität und steigert die Effizienz

  • eigenverantwortliche Aktualisierungen
  • Verantwortung für Aktualität und Richtigkeit der Daten
  • Zugriff auf die eigenen Personaldaten und selbständiges Starten von Antragsprozessen
  • Verkürzung von Arbeitsabläufen aufgrund des direkten Zugriffes

2. Kosteneinsparungen im Personalumfeld

  • Weniger Aufwand für Fehlerbeseitigungen
  • Vermeiden von Druckkosten
  • Transparentere Genehmigungsprozesse und aktuellere Daten reduzieren den Verwaltungs- und Papieraufwand

3. Optimierte Prozesse

  • Vereinfachte und einheitliche Abläufe durch voreingestellte Prozesse
  • Daten sind nach Freigabe sofort im zentralen Personalsystem verfügbar
  • Einheitliche Datenbasis, durchgängige Prozesse, keine Systembrüche

4. Automatisierung der Geschäftsprozesse entlastet das Personalmanagement

  • Vereinfachung der Aufgaben und Workflow-Unterstützung
  • Schneller Überblick über Daten
  • Kapazitäten für andere Arbeitsprozesse werden freigesetzt, Konzentration auf strategisch wichtige Aufgaben

ESS Profil

Durch den Einsatz von ESS können Mitarbeiter Daten selbständig im SAP-System einsehen und pflegen. Hierbei kann es sich sowohl um persönliche Daten wie Adresse und Bankdaten handeln als auch um Reisedaten für die Reisekostenabrechnung. Ebenso kann der Entgeltnachweis und der Zeitnachweis eingesehen und ausgedruckt werden.

Der Einsatz von ESS verändert die Tätigkeiten Personalsachbearbeiter und die Zusammenarbeit zwischen Personalabteilung und Mitarbeitern. Dabei helfen die neuen Technologien vor allem dabei, die Arbeitsabläufe zu straffen, Kosten zu sparen, die Informationsversorgung zu verbessern und die Mitarbeiterzufriedenheit insgesamt zu erhöhen.

Employee Self-Services haben erhebliche Auswirkungen auf die tägliche Arbeit in der Personalabteilung. Durch die Übertragung bestimmter personalwirtschaftlicher Aufgaben auf die Mitarbeiter und die geringere Zahl der Rückfragen der Mitarbeiter an die Personalabteilung wird der zeitliche Anteil der administrativen Tätigkeiten deutlich gesenkt. Die eingesparte Zeit kann für anspruchsvollere strategisch-konzeptionelle Tätigkeiten eingesetzt werden. Die administrativen Prozess- und Verwaltungskosten werden gesenkt, während die Produktivität der Mitarbeiter steigt

Den Sachbearbeitern werden Arbeitsschritte abgenommen und Kapazitäten für andere Prozesse freigesetzt.

Die Anwenderoberfläche ist übersichtlich gestaltet und einfach zu bedienen. Je nach Rolle werden nur die wirklich notwendigen Informationen angezeigt und auch nur die definierten Aktivitäten ermöglicht. Sowohl Bedienung als auch Navigation erfolgen intuitiv.

In der Regel reicht eine einmalige Schulung der Mitarbeiter aus. Auf Wunsch führen wir Ihre Mitarbeiter in die Anwendung ein oder erstellen Schulungsunterlagen für die selbständige Schulung.

ESS Kalender

Für die Nutzung von ESS können standardisierte Web-Dynpros verwendet werden. Der Einsatz von ESS-Usern ist notwendig. Hier kommt es auf die Lizenzvereinbarung des Unternehmens mit SAP an, ob und in welchen Umfang neue Lizenzen und User notwendig sind. Da dies vertragsabhängig ist, raten wir zu einem persönlichen Beratungsgespräch mit Ihrem SAP-Berater.

Beim Einrichten eines ESS-Szenarios müssen mehrere Punkte beachtet werden:

Zuerst sind innerhalb des Unternehmens verschiedene Rollen festzulegen. Innerhalb der einzelnen Rollen werden anschließend die Berechtigungen und Aufgaben definiert.

Das Hauptziel ist es, den einzelnen Mitarbeitern in den definierten Rollen mehr Vertrauen und Verantwortung entgegenzubringen. So werden ESS-Systeme zum einen leichter akzeptiert, zum anderen wird dadurch die Effizienz gesteigert und die Transparenz der Genehmigungen hergestellt.

In einem zweiten Schritt wird ein Berechtigungskonzept erstellt. Für alle Anwendungen innerhalb des ESS ist festzulegen, was der Mitarbeiter eingeben darf bzw. was von der Personalabteilung oder Führungskraft eingetragen wird.

Als Drittes muss eine Genehmigungshierarchie aufgebaut werden. Über diese Hierarchie wird zwischen Anwendungen ohne Genehmigungen, mit einer einstufigen oder einer mehrstufigen Genehmigung unterschieden.

In einem weiteren Schritt ist der Informationsfluss einzurichten, damit der Mitarbeiter z.B. über die Genehmigung oder Ablehnung seines Antrages informiert wird.

Beispielrechnung Urlaubsantrag

Um einen Urlaubsantrag zu stellen muss sich der Mitarbeiter ein Formular besorgen, dieses ausfüllen und übergeben. Je nach Hierarchie muss der Antrag beliebig oft weitergegeben werden, wobei es auf jeder Stufe zu Rückfragen kommen kann. Zum Schluss landet der Antrag schließlich in der Personalabteilung. Bei Vollständigkeit und Genehmigung des Antrages wird die Abwesenheit des Mitarbeiters von der Personalabteilung ins System eingestellt und der Antrag abgelegt.

Ohne ESS sind der Zeitaufwand und die damit verbundenen Kosten deutlich höher als mit ESS.

Zeitaufwand eines Urlaubsantrages ohne ESS mit ESS
1. Verfügbaren Urlaubszeitraum abstimmen 8 Minuten 1 Minute
2. Formular besorgen 2 Minuten entfällt
3. Antrag stellen 2 Minuten 1 Minute
4. Genehmigung einholen (Hierarchiestufe 1) 2 Minuten 2 Minuten
5. Genehmigung einholen (Hierarchiestufe 2) 2 Minuten entfällt
6. Genehmigung und Dateneingabe durch die Personalabteilung 5 Minuten entfällt
7. Zeit für Rückfragen gesamt 3 Minuten 1 Minute
8. Zeit für Kopien gesamt 3 Minuten entfällt
9. Zeitaufwand für Ablage gesamt 4 Minuten entfällt
= Zeitaufwand je Antrag pro Mitarbeiter  31 Minuten 5 Minuten
Anträge je Mitarbeiter 15 15
Zeitaufwand je Antrag 31 Minute 5 Minuten
Durchschnittlicher Stundensatz 30 €/Stunde 30 €/Stunde
Jährliche Kosten bei 500 Mitarbeitern 116.250 € 18.750 €
Jährliche Kosten bei 1000 Mitarbeitern 232.500 € 37.500 €
Jährliche Kosten bei 1500 Mitarbeitern 348.750 € 56.250 €

 

Auf Anfrage bieten wir detailliertere Informationen und Einblicke in die Self-Services von SAP. Kontakt

 

Employee Self-Service (ESS) in SAP HCM: Auf einen Blick

Besonders gerne werden ESS-Anwendungen für folgende Tätigkeiten verwendet:

  • Erfassen und Genehmigen von An- und Abwesenheiten
  • Bearbeiten persönlicher Daten
  • Anzeige von Zeit- und Entgeltnachweisen

Folgende zusätzliche Informationen bieten die ESS ihren Mitarbeitern:

  • Kalender und Teamkalender mit gekennzeichneten Abwesenheitstagen
  • Abwesenheitsübersicht
  • Übersicht über Zeitkontingente

Funktionalitäten von ESS:

  • Adressbuch (Mitarbeiterverzeichnis)
  • Arbeitszeit (Abwesenheitsantrag, CATS, Zeitkorrektur u. Zeitnachweis)
  • Arbeitgeberleistungen und Bezahlung (u.a. Entgeltnachweis)
  • eigene Daten (Name, Adresse, Bankverbindung, Familienmitglieder)
  • Karriere und Bewerbung (inkl. Kandidatenprofilpflege)
  • Einkaufen (eigene Bestellvorgänge)
  • Arbeitsumfeld (Equipmentübersicht)
  • Reisemanagement (Reiseantrag, Reisekosten)
  • Life and Work Events (Formularprozesse mit Möglichkeit Anlagen hinzuzufügen, z.B. Heirat des Mitarbeiters, Geburt eines Kindes)
  • Unternehmensinformationen (Dokumente und interaktive Formulare)