Aufbewahrungspflichten von Dokumenten müssen auch bei der Verwendung der digitalen Personalakte in SAP beachtet und umgesetzt werden. Im Folgenden geben wir einen Überblick über die gesetzlichen Fristen und Pflichten, die zu beachten sind:
Generell besteht eine Aufbewahrungspflicht im Ausmaß der Aufzeichnungspflicht des BFH-Urteil vom 24. Juni 2009, BStBl II 2010 (S. 452) und vom 26. Februar 2004, BStBl II (S. 599).
Papierdokumente dürfen nach der Digitalisierung vernichtet werden, es sei denn sie sind nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original zu archivieren. Die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit darf nicht eingeschränkt werden (BMF vom 14.11.2014).
Laut §195 BGB besteht eine Verjährungsfrist von drei Jahren. Das bedeutet der Mitarbeiter kann nach Verlassen des Unternehmens Schadensersatzansprüche zu erheben bzw. einklagen. In manchen Fällen wie zum Beispiel bei Versorgungsansprüchen können Ansprüche bis zu 30 Jahre im Nachhinein eingeklagt werden.
Wichtig ist hierbei auch §199 BGB. Diesem Gesetz nach beginnt eine Verjährungsfrist erst am Ende eines Jahres.
Anders ist die Sachlage, wenn steuerlich relevante Unterlagen enthalten sind. Diese müssen sechs Jahre aufbewahrt werden. Bei Buchungsbelegen besteht eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren, sollten diese Inhalte der Personalakte sein. (§147 UStG).
Allgemeingültige Regeln für die ordnungsmäßige Archivierung elektronischer Dokumente hat das Bundesfinanzministerium mit Schreiben vom 7.11.1995 in den “Grundsätzen ordnungsmäßiger DVgestützter Buchführungssysteme” (GoBS) formuliert. Der Archivierungsvorgang beginnt mit dem Scannen der Papierdokumente und setzt sich in die Phase der Aufbewahrung mit den handelsrechtlichen Fristen für Buchungsbelege von zehn Jahren und für abgesandte und empfangene Handelsbriefe von sechs Jahren (§ 257 Abs. 4 HGB) fort. Siehe auch Die Digitale Personalakte – rechtliche Aspekte.
Es gibt bisher noch keine explizite Regelung für die Aufbewahrungspflichten der Personalakte, deshalb sollte jedes Unternehmen individuell für sich entscheiden, welche der oben erläuterten Fristen zu treffen und eingehalten werden sollten.
Als erstes sollte das Unternehmen eine Organisationsanweisung verfassen, welche den Scanvorgang beinhaltet. Inhalt sollte sein:
- Wer darf wann Papierdokumente scannen
- Welche Dokumente werden gescannt
- Wie erfolgt die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit
- Wie werden Fehler dokumentiert
- …
Für Anforderungen der Finanzverwaltung bei Aufbewahrung von Büchern und Unterlagen in elektronischer Form ist das BMF-Schreiben vom 14.11.2014 maßgeblich. Das ab 01.01.2015 gültige Schreiben beinhaltet die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). In diesem Dokument ist auch der Datenzugriff für die Finanzverwaltung geregelt.
Demnach gilt:
– Daten dürfen nur digitalisiert werden, wenn gewährleistet wird, dass die Wiedergabe der Daten jederzeit verfügbar sind und somit jederzeit ausgewertet werden können.
– Es muss sichergestellt sein, dass keine Änderungen in einem Textverarbeitungsprogramm nachträglich vorgenommen werden können. Es liegt auch die Unveränderbarkeit der digitalisierten Daten in der Verantwortlichkeit des Unternehmens bei Datenzugriff durch das Finanzamt.
– Es gibt künftig kein Zertifikat und Testat eines Datenverarbeitungssystems. Dies bedeutet der Unternehmer trägt die alleinige Verantwortung und erfährt erst von einem Verstoß bei einer Betriebsprüfung.
- Z1 – unmittelbarer Zugriff
Die Finanzbehörde greift unmittelbar auf das Datenverwaltungssystem zu. Der Prüfer hat nur Lesezugriff.
- Z2 Mittelbarer Zugriff
Hier beschafft der Sachbearbeiter angefragte Daten aus dem System. Die Daten werden maschinell ausgewertet. Der Prüfer hat nur Lesezugriff auf die angefragten Daten bzw. Auswertungen.
- Z3 Datenüberlassung
Die angefragten Daten werden auf einen Datenträger zur Prüfung dem Prüfer überlassen. Dieser wertet die Daten mittels einer eigenen Software aus.
Im SAP System gibt es eigens mit der DSAG (Deutsche SAP®-Anwender-Gruppe) entwickelte Prüferrollen bei unmittelbarem Zugriff durch einen Prüfer. Für die weiteren Zugriffsmöglichkeiten auf die Daten gibt es unterschiedliche Lösungsansätze, für welchen systemabhängig entschieden werden sollte.
Wie unter dem Punkt Was muss bei Digitalisierung der Unterlagen beachtet werden? Bereits erwähnt, gibt es keine Zertifikate und Testate für Datenverarbeitungssysteme mehr. Solche können zwar als Unterstützung bei der Entscheidung für oder gegen ein DV-System dienen, sind jedoch gegenüber der Finanzbehörde nicht ausschlaggebend. Der Unternehmer trägt die alleinige Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit bei Buchführung und Aufzeichnung.
Trotz Aufbewahrungsfristen und anderen Anforderungen ist es rentabel eine Digitalisierung in Betracht zu ziehen, da langfristig gesehen, dennoch Lager- , Registraturkosten und Verwaltungskosten gesenkt werden können. Weitere Gründe, welche für eine digitale Personalakte sprechen finden Sie auf unserer Website bzw. in nachfolgenden Artikeln:
5 Gründe für den Umstieg auf die digitale Personalakte