Die Ermittlung von „Ware in Arbeit“ (Work in Process, WIP) ist nötig, wenn z. B. zu einem Fertigungsauftrag Ist-Kosten existieren, innerhalb einer Periode aber keine entsprechende Wareneingangsbuchung erfolgt und somit der Fertigungsauftrag nicht entlastet werden kann. Ein Fertigungsauftrag gilt generell als bestandswirksames Objekt, da die Herstellkosten der Ware an das Bestandsobjekt Material verrechnet werden.

Wertefluss bei vollständiger Ablieferung in einer Periode

Ein Fertigungsauftrag  trägt Material- und Fertigungskosten (= Herstellkosten) und wird innerhalb einer Periode vollständig geliefert.  Dabei wird der Ablieferungswert als Gutschrift verbucht, während der Bestandswert steigt und somit die Herstellkosten aktiviert werden. In diesem Fall werden die Aktivposten der Bilanz periodengerecht gegenüber den Finanzbehörden ausgewiesen.

Problem

Häufig wird ein Fertigungsauftrag durch eine Komponentenentnahme oder Leistungsverrechnung in einer Periode mit Kosten belastet aber erst in einer Folgeperiode geliefert. Somit wird der Ablieferungswert auch erst in der nachfolgenden Periode dem Bestandswert zugewiesen. Dieser Wert existiert aber bereits im Vormonat in Form der Herstellkosten, was eine Schieflage in der Bilanz zu Folge hat.

Lösung

Durch die WIP-Funktion wird die Ablieferung der eigentlichen Folgeperiode in der ersten Periode simuliert (WIP-Bildung) und die Herstellkosten werden aktiviert. Dieser Vorgang muss aber nach der tatsächlichen Lieferung storniert, bzw. die Ware in Arbeit bei der Ablieferung wieder aufgelöst werden. Diese Schritte laufen im Zuge der Abrechnung im auftragsbezogenem Produkt-Controlling ab. Die Schieflage in der Bilanz wird somit wieder ausgeglichen.

Die Ware in Arbeit wird grundsätzlich per Report im SAP-System ermittelt. Die Überleitung in die Finanzbuchhaltung kann dann allerdings in zwei verschiedenen Varianten erfolgen:

Manuelle Überleitung WIP

Der ermittelte Betrag der in Arbeit befindlichen betrieblichen Leistungen wird manuell im Rahmen einer Sachkontenbuchung in der Finanzbuchhaltung gebucht.

  • Hoher Aufwand
  • Starkes Fehlerrisiko
  • Keine Zuordnung zu einzelnen Aufträgen durch Buchung des Gesamtbetrages

 

Automatisierte Überleitung WIP

Die Überleitung der Ware in Arbeit in die Finanzbuchhaltung erfolgt automatisiert im Zuge der Abrechnung im SAP Controlling (CO).

  • Referenzbelege sind im System hinterlegt
  • Eindeutige Zuordnung des WIP Betrages zum jeweiligen Auftrag durch FIBU Belegnummer
  • Überblick über die einzelnen Aufträge

 

Es ist zwar eine manuelle Überleitung der Ware in Arbeit in die Finanzbuchhaltung möglich, diese birgt jedoch durch die hohe Fehleranfälligkeit immer ein gewisses Risiko. Durch die automatisierte Überleitung im Zuge der CO-Abrechnung entsteht aber die Möglichkeit die Prozesssicherheit im Unternehmen erheblich zu steigern sowie das Fehlerpotential zu minimieren.

Eine nachträgliche Umstellung von einer manuellen auf eine automatisierte Überleitung in die Finanzbuchhaltung kann jederzeit erfolgen. Dabei gibt es jedoch bestimmte Bedingungen, die unbedingt beachtet werden müssen. Die Umstellung sowie die Umsetzung der Bedingungen sollte deshalb mit der Unterstützung von entsprechenden SAP-Experten durchgeführt werden.