Im Mai 2014 wurde eine Richtlinie für den Empfang und die Weiterverarbeitung von elektronisch eingehenden Rechnungen verabschiedet. In diesem Gesetzesentwurf wird festgelegt, dass die E-Rechnung für die öffentliche Hand verpflichtend wird.

Was bringt die E-Rechnung?

Das Bundesministerium des Inneren erhofft sich durch  den Wegfall von Papier-Rechnungen der rechnungsstellenden Unternehmen der Bundesverwaltung Einsparungen von bis zu 11 Millionen Euro jährlich.

Zusätzlich wird die Umwelt und somit auch die Ressourcen nachhaltig geschont.  Die Bundesstellen übertragen sämtliche Rechnungsdaten fortan elektronisch und unmittelbar an den entsprechenden Kunden. Medienbrüche werden vermieden. Dadurch wird ein durchgängig konsistenter Prozess von der Bestellung bis zur Bezahlung geschaffen.

Folgender Zeitplan wurde vom Bundesministerium festgelegt:

  • Für alle Bundesministerien treten die Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung ab 27. November 2018 in Kraft.
  • Alle übrigen Behörden müssen die Regelung ab 27. November 2019 umsetzen.

Dadurch geraten nun alle öffentlichen Auftraggeber in die Pflicht, den Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen firstgerecht gewährleisten zu können.

Wer ist davon betroffen?

Im Prinzip sind ausschließlich Stellen des Bundes von der EU-Richtlinie betroffen. Dazu zählen auch die dem Bund zugeordneten Sektorenauftraggeber und Konzessionsgeber. Allerdings müssen die Länder ergänzende Gesetze für die von der Richtlinie betroffenen Landes- und Kommunalstellen erlassen.

Laut Gesetzesentwurf sind auch „auf Landes- und Kommunalebene angesiedelte Sektorenauftraggeber und Konzessionsgeber“ eingeschlossen. Damit sind zum Beispiel privatisierte Energieversorger, öffentlicher Personenverkehr sowie sonstige Einrichtungen zur Daseinsvorsorge gemeint.  Also alle Unternehmen, die Gas, Wasser, Elektrizität und Wärme bereitstellen oder Verkehrsleistungen erbringen.

Die genaue Definition ist allerdings laut Experten schwierig. Jedes Unternehmen muss also im Einzelfall genau prüfen, ob eine Zugehörigkeit vorliegt oder nicht.

Probleme

Der Gesetzesentwurf sieht vor, dass lediglich solche Rechnungen erfasst werden sollen, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, um eine automatische und ebenfalls elektronische Weiterverarbeitung zu ermöglichen. Dabei behält sich die Bundesregierung das Recht vor, weitere Detailforderungen hinsichtlich der elektronischen Rechnungsstellung, des verwendeten Rechnungsdatenmodells sowie zur Verbindlichkeit der elektronischen Form regeln zu können.

Daraus ergeben sich folgende Probleme:

Unklares Format

Derzeit ist noch unklar, wie genau das strukturierte elektronische Format aussehen wird. Es gibt noch keine Informationen, ob es sich um ein reines Datenformat ohne Sichtformat oder eine Kombination aus einem strukturierten Format mit einer Bilddatei handelt.

Verpflichtung der Lieferanten

Ungeklärt ist außerdem, ob es in Deutschland, wie bereits in Österreich, Italien, Dänemark und den Niederlanden eine uneingeschränkte Verpflichtung über alle föderalen Ebenen und ohne Freigrenzen festgelegt wird. Dies würde laut Experten bedeuten, dass viele Lieferanten jährlich ca. 200 Millionen E-Rechnungen an die Verwaltungen erzeugen und verschicken müssen.

Fehlende Voraussetzungen

Die Kommunen sind nicht bereit für die Umstellung auf elektronische Rechnungen. Dabei fehlt es aber nicht an mangelnder Bereitschaft zur Umstellung, sondern an den prozessualen und technischen Voraussetzungen. Die Herausforderung hierbei liegt bei Investitionskosten, um drei technische Komponenten bereitzustellen:

  • elektronischer Rechnungseingang
  • digitaler Rechnungsworkflow
  • revisionssicheres, digitales Archiv

Diese drei Komponenten müssen bereitgestellt werden, um sicherzustellen, dass die EU-Richtlinie zu 100 Prozent erfüllt werden kann.

Fazit

Die Einführung der elektronischen Rechnung ist nicht nur eine kurzfristige Umstellung. Früher oder später wird sämtlicher Rechnungsverkehr auf diese Formate umgestellt, was wohl auch mehr Vorteile als Nachteile aufweist, wenn man eine längerfristige Betrachtung erwägt. Das E-Rechnungsgesetz ist also eine Chance sich auf diesen Wandel vorzubereiten, denn früher oder später wird eine Umstellung notwendig.

 

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