In vielen Ländern Europas wurde die elektronische Rechnungsübermittlung mittlerweile gesetzlich verankert. Egal ob in Verbindung mit der öffentlichen Verwaltung oder auch mit Privatpersonen, müssen daher in vielen Fällen sämtliche Rechnungen elektronisch übermittelt werden. Dies stellt Unternehmen noch immer vor die Herausforderung, die technischen Voraussetzungen zu schaffen, um eben diese Übermittlung auch gesetzeskonform durchführen zu können.

Rechnungsinhalte

Folgende relevante Daten müssen durch die elektronische Rechnungsübermittlung weitergegeben werden:

  • Rechnungsnummer
  • Rechnungsdatum
  • Lieferdatum oder Leistungszeitraum
  • Absender
  • Empfänger
  • Zahlungsdaten (BIC, IBAN, usw.)
  • Optionale Zahlungsbedingungen
  • Daten zur verrechneten Ware/Leistung (Bezeichnung, Menge, Einheit, Einzelpreis, Steuersatz)
  • Gesamtpreis

Wichtig

Die UID-Nummer des Rechnungsstellers ist bei Rechnungsbeträgen über 400€ verpflichtend anzugeben. Die UID-Nummer des Rechnungsempfängers ist bei Rechnungsbeträgen über 10.000 € ebenfalls verpflichtend anzugeben.

Sollte der Rechnungssteller oder Rechnungsempfänger keine UID-Nummer besitzen, ist jeweils der Wert „00000000“ anzugeben, um eine Rechnungsprüfung zu ermöglichen.

Folgende Geschäftsfälle unterliegen besonderen Regeln und müssen gesondert betrachtet werden:

  • Gutschriften
  • Stornierte Rechnungen
  • Teil- und Endrechnungen
  • Auf- und Abschläge
  • Sammelrechnungen

Möglichkeiten der Datenübermittlung

Online-Formular

Diese Möglichkeit ist für jeden relevant, der nicht die Möglichkeit hat, selbst eine e-Rechnung zu erzeugen. Hierbei wird die Rechnung über ein online bereitgestelltes Rechnungsformular eingebracht. Nach der Erfassung einer Rechnung besteht die Möglichkeit die Rechnungsdaten als Vorlagedatei zu speichern. Eine Vorlagedatei kann bei der Erstellung einer weiteren Rechnung im Formular geladen werden.

Wurde die Rechnung technisch und inhaltlich korrekt erbracht, wird eine entsprechende PDF-Darstellung erzeugt und sowohl an die empfangende Stelle, als auch an den Versender weitergeleitet.

Hochladen

Es besteht die Möglichkeit, erzeugte e-Rechnungen auf entsprechenden Online-Portalen hochzuladen. Dabei muss grundsätzlich darauf geachtet werden, dass die erforderliche Struktur der Dateien, sowohl technisch als auch inhaltlich, eingehalten wird. Sollte dies nicht korrekt durchgeführt worden sein, werden Sie in der Regel durch eine entsprechende Mail benachrichtigt. Diese Methode ist besonders für Unternehmen interessant, die nur vereinzelt Rechnungen erstellen und übermitteln müssen.

Wie auch bei der Formulareinbringung wird eine Bestätigungsmail mit der eingebrachten Rechnung an den Versender übermittelt.

Einbringung mittels Webservice

In vielen Portalen steht ein Webservice zur Einbringung von e-Rechnungen zur Verfügung. Damit können Sie in Ihrem System erzeugte Rechnungen in allen unterstützten Formaten samt Anlagen auf einfache Weise automatisiert direkt an die Stellen übertragen. Dies ist besonders von Vorteil, wenn oft und viele Rechnungen erzeugt und übermittelt werden.

Damit allerdings e-Rechnungen angenommen werden, müssen die Anforderungen des jeweiligen Portals exakt erfüllt werden.

Achtung

Sollte die inhaltliche Prüfung Fehler aufzeigen, erhalten Sie keine Bestätigungsmail und diese Rechnung gilt als nicht eingereicht!

Pan-European Public Procurement OnLine (PEPPOL)

Das Pan-European Public Procurement OnLine, oder kurz PEPPOL, ist eine international ausgearbeitete Lösung mit dem Ziel der Standardisierung grenzüberschreitender, elektronisch unterstützer, öffentlicher Beschaffungsverfahren innerhalb der Europäischen Union.

Die PEPPOL-Infrastruktur basiert auf standardisierten Nachrichtenprofilen und einer Leitungsinfrastruktur, die den sicheren und zuverlässigen Austausch von elektronischen Dokumenten zwischen den Auftraggebern und ihren Vertragspartnern ermöglicht.

PEPPOL in SAP

SAP will für die elektronische Rechnungsstellung eine cloudbasierte Lösung zur Verfügung stellen, die sich einfach und günstig in das bestehende SAP-ERP-System integrieren lässt.

Damit würde die SAP die erste Grundlage zur elektronischen Rechnungsstellung im PEPPOL-Standard schaffen. Dadurch lässt sich die Übermittlung solcher Rechnungen direkt aus dem SAP-System über das Verwaltungsportal vieler Verwaltungseinrichtungen steuern.

Ab dem 27. November 2018 sind alle Bundesministerien und Verfassungsorgane verpflichtet, den Eingang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen nach dem neuen Rechnungsstandard XRechnung zu gewährleisten. Für die übrigen Behörden des Bundes gilt die Regelung entsprechend ab dem 27. November 2019.

 

Sollten Sie Fragen haben, oder die elektronische Rechnungsstellung auf Ihrem SAP-System umsetzen wollen, können Sie sich gerne mit uns in Verbindung setzen.