Formulartechniken in SAP – Pro & Contra von SAP-Script, Smart Forms & Adobe Interactive Forms

Formulare sind in SAP die Basis für den Druck von individuellen Rechnungen, Bestellbestätigungen, Lagerlisten und vielen anderen Dokumenten. Sie können auf Basis von drei unterschiedlichen Formulartechniken erstellt werden, jede mit ihren Vor- und Nachteilen:

SAPscript

SAPscript ist die älteste Technologie für Formulare in SAP, seit R/2-Tagen im Einsatz und in vielen Unternehmen immer noch weit verbreitet. Sie sind Grundlage für unzählige Geschäftsdokumente. Solange nichts geändert werden muss, funktionieren die Formulare stabil. Bei Massendrucken ist SAPscript häufig performanter als Smart Forms und Adobe Interactive Forms. Vorhandene Formulare in SAPscript werden deshalb in der Regel nicht auf Smart Forms oder Adobe Forms migriert.

Wenn die Formulare vollständig mit SAPscript erstellt worden sind, ist es oft nicht empfehlenswert, sie auf eine andere Technologieplattform zu migrieren. Formulare und Rahmenprogramm müssten in der Regel neu erstellt werden – ein aufwändiger und fehleranfälliger Prozess.

2 Gründe, bestehende Formulare mit anderen Plattformen neu zu erstellen sind:

• Es gab häufig Ergänzungen durch im Laufe der Jahre wechselnde Entwickler. Damit wurden die Formulare nach und nach immer unübersichtlicher und aufwendiger zu pflegen.

• Das Formular muss interaktiv werden. Dies ist nur in Adobe Interactive Forms möglich. Hier kann es sinnvoll sein, ein bestehendes SAPscript-Formular als Adobe Forms-Formular neu zu erstellen.

Einschränkungen bei SAPscript:

• fehlende Archivierung und Versionierbarkeit
Wenn eine Änderung an einem Formular vorgenommen wird, kann diese nicht mehr rückgängig gemacht werden. SAPscript-Formulare existieren immer nur in einer Version im System. Es ist unmöglich, eine weitere Version des Formulars zu generieren, um sie später wieder zu nutzen. Durch Download des Formulars aus dem System und späteren Upload dieser Version in das SAP-System kann das Problem aber umgangen werden.

• Unübersichtlichkeit bei komplexen Formularen
Die Gliederungsmöglichkeiten in SAPscript sind nur sehr eingeschränkt. Bei sehr komplexen Formularen ist oft stundenlange Einarbeitung notwendig, bevor ein Entwickler Änderungen an diesem Formular durchführen kann.

Smart Forms

Smart Forms wurde im Rahmen des Release 4.6c als zweite Formulartechnologie von SAP eingeführt. SAPscript wird zwar bis heute wegen der hohen Verbreitung weiter unterstützt, aber nicht mehr weiterentwickelt.

Smart Forms wurde als großer Fortschritt in der SAP Formulartechnologie gesehen. Die grafische Benutzeroberfläche ermöglicht die Formularerstellung auch ohne tiefgehende Programmierkenntnisse. Datenbeschaffung und Layout wurden besser getrennt, auch wenn kein vollständiges WYSIWYG erreicht wurde. Die Ausgabe von Barcodes ist beispielsweise immer noch nicht einfach möglich.

In der Praxis kann ein neues Formular mit Daten aus dem SAP-System einfach direkt für den Geschäftsprozess erstellt werden. Wenn das neue Formular aktiviert ist, entspricht das Smartform-Formular einem Funktionsbaustein, der in der gewünschten SAP-Anwendung aufgerufen werden kann. Die zu druckenden Anwendungsdaten werden abgerufen und über die Funktionsbausteinschnittstelle an das Smart Form übergeben. Datenbeschaffung und Logik eines Formulars sind dabei voneinander getrennt.

Ein Vorteil ist, dass bei Änderungen an der Logik separat Änderungen am Smart Form erfolgen können. Nur bei komplexeren Abfragen sind weiterhin Programmierkenntnisse erforderlich, um die gewünschten Daten via Abfrage aus der Datenbank zu erzeugen.