Abwicklung externer Bearbeitungsschritte im Produktionsprozess

Nicht alle Verarbeitungsschritte in der Produktion werden auch im eigenen Unternehmen ausgeführt. Häufig werden Vorgänge oder Arbeitsschritte extern erledigt, sofern es gilt Kapazitätsengpässe abzudecken oder Verfahren außerhalb der technologischen Kernkompetenz anzuwenden.

Typische Bearbeitungsschritte sind externe Wärmebehandlung oder Lackierarbeiten für die intern keine Spezialisierung vorliegt.

Dabei können sowohl einzelne Vorgänge oder Untervorgänge eines Auftrags als auch ganze Aufträge fremdbearbeitet werden. Diese Fremdvergabe von Vorgängen ist vor allem für Lohnveredelungsprozesse wichtig und stellt eine wichtige und flexible Alternative zur Eigenbearbeitung dar.

Bei der Abwicklung externer Zuarbeiten in der Fertigung unterscheidet SAP zwischen Fremdbearbeitung im Sinne einer verlängerten Werkbank und Lohnbearbeitung.

Bei der Lohnbearbeitung verarbeitet ein externer Lieferant ein vom Kunden beigestelltes Material oder leistet Wertschöpfung an einem Bestellprodukt für den Kunden.

In beiden Fällen geht das Bestellprodukt des Kunden als Komponente beim Lohnbearbeiter in die Fertigung des beauftragten End-/Zwischenproduktes ein.

Kurz gesagt: Dem Fremdfertiger werden vom Kunden Komponenten kostenlos beigestellt. Aus diesen Komponenten fertigt der Lieferant ein eigenständiges Produkt und liefert es zu vereinbarten Terminen als fremdbeschafftes Material an das beauftragende Unternehmen.

Anders als bei der klassischen Lohnbearbeitung, übernimmt bei der Fremdbearbeitung ein externer Dienstleister einzelne Fertigungsschritte in einem Fertigungsauftrag eines Unternehmens.

Auch hier finden die Vorgänge nicht im eigenen Unternehmen statt, einzelne Vorgänge im Fertigungsprozess werden zur Bearbeitung außer Haus gegeben.

Der Fremdbearbeitungsvorgang ist also eine reine Dienstleistung mit Leistung und Termin in Bezug auf den Vorgang in einem intern gestarteten Produktions- oder Montageauftrag.

Abbildung externer Zuarbeiten im SAP-System

Bei der Lohnbearbeitung wird das zu beschaffende Produkt durch den Lieferanten – dem Lohnbearbeiter – gefertigt. Die dazu benötigten Komponenten erhält der Lieferant vom Kunden. Nach der Fertigstellung liefert der Lieferant das bestellte Produkt zurück an den Besteller.

Eine Lohnbearbeitungsbestellanforderung oder Lieferplaneinteilung kann direkt über den Materialbedarfsplanungsprozess (MRP) oder manuell generiert werden. Ein Einkäufer überprüft die Richtigkeit der Bestellanforderung und setzt sie anschließend in eine Bestellung um. Bevor die Bestellung an einen Lieferanten ausgegeben wird, muss sie anhand vordefinierter Parameter genehmigt werden.

Der Verbrauch der gelieferten Komponenten wird beim Eingang des veredelten Fertigmaterials erfasst. Der Lieferant sendet die Rechnung für die Dienstleistungen. Diese wird innerhalb des normalen Zahlungszyklus beglichen.

  1. Anlegen der Bestellanforderung mit dem Lohnbearbeiter als Bezugsquelle sowie den fertigungsrelevanten Komponenten der Stückliste dieser Produktionsstufe
  1. Umsetzen der Bestellanforderung für das Endprodukt
  1. Versenden der Beistellkomponenten an den Lieferanten in Form von Umbuchungen oder Auslieferungen
  1. Buchen des Wareneingangs für das bezogene Endprodukt und Reduzieren der offenen Bestellmenge

Die Schwerpunkte des Szenarios liegen im Prozess Beschaffung und Beistellung auf folgenden Aktivitäten:

  • Anlegen der Bestellung auf Grundlage einer eingeplanten Bestellanforderung, die im letzten Dispolauf erstellt wurde. Optional Bestellung manuell oder auch maschinelle Lieferplaneinteilungen per MRP
  • Genehmigung der Bestellung, falls erforderlich
  • Warenausgang für Lieferung und Transport an Lieferanten

Beim Wareneingang liegt der Schwerpunkt des Szenarios auf den Aktivitäten:

  • Eingang der gelieferten Waren vom Lohnbearbeiter
  • Verbrauchsbuchung mit Bezug zur Komponentenreservierung (LB-Bedarf)
  • Rechnungseingang je Einzelposten
  • Rechnungsprüfung und Überprüfung von Steueraufwendungen
  • Ausgangszahlung

Der Lohnbearbeitungsprozess umfasst den Versand von Rohstoffen und Komponenten für spezifische Fertigungsverfahren an einen Lieferanten sowie die erneute Buchung des veredelten Fertigmaterials in den Bestand.

Vorteile:

  • Automatisierung von Einzelfunktionen durch Stammdaten
  • Volle Integration in Finanzbuchhaltung/Controlling/Materialdisposition/Kanban-Systeme
  • Automatische Buchung von Beständen in entsprechende Bestandsarten
  • Automatische Buchung des Werteflusses
  • Weitgehende Unterstützung in SAP ERP mit Standardfunktionsumfängen
  • Definierte Erweiterungen in SAP für weitere Automatisierung der Abläufe durch optimierte SERKEM-Lösungen

Im SAP-Kontext versteht man unter Fremdbearbeitung oder klassisch „verlängerter Werkbank“ die Abwicklung definierter Bearbeitungsschritte direkt im Fertigungsauftrag wie z.B. die Veredelung durch Beschichtung oder Lackierarbeiten.

Dabei können bei fremdbearbeiteten Vorgängen dem Lieferanten optional auch Komponenten beigestellt werden, die für die Bearbeitung des Materials zusätzlich benötigt werden. Je nachdem wird im Fertigungsauftrag die Fremdbearbeitung mit oder ohne eine Materialbeistellung durchgeführt.

Für die Fremdbearbeitung sind Informationen aus dem Bereich des Einkaufs notwendig. Zum Beispiel um zu wissen, welcher Lieferant die Fremdbearbeitung verrichtet und zu welchen Konditionen und Lieferbedingungen. Diese Stammdaten werden im Einkauf gepflegt und im Fremdvorgang oder über den Einkaufsinfosatz hinterlegt.

Wird ein Fertigungsauftrag zur Fremdbearbeitung freigegeben, können Bestellvorschläge automatisch ausgelöst werden. Die Preisfindung für die beschaffte Fertigungsleistung findet in der jeweiligen Lieferantenwährung statt und stellt zusammen mit den Kostenvorgaben eine Orientierungshilfe dar.

Bei der Fremdbearbeitung sind somit in der Produktion zusätzlich Informationen aus dem Bereich des Einkaufs notwendig. Man muss wissen welcher Lieferant die Fremdbearbeitung zu welchen Konditionen verrichtet. Das heißt aber auch, dass bei der Erfassung einer Fremdleistung die Einkaufsdaten ausgefüllt und die entsprechenden Einstellungen und Stammdaten im Einkaufsmodul gepflegt sein müssen.

  1. Berücksichtigung und Nutzung der im Einkauf hinterlegten Informationen
  1. Bestellanforderung/Lieferplaneinteilung für die Fremdbearbeitungsleistungen definiert Bedarf und ist Grundlage für die Beschaffung durch den Einkauft
  1. Einkauf erzeugt Bestellung aus der Bestellanforderung und informiert so den Lieferanten

Grundsätzlich wird dabei bei der Anlage in SAP zwischen Fremdbearbeitung ohne und Fremdbearbeitung mit Leistungsverzeichnis unterschieden. Werden Vorgänge ohne Leistungsverzeichnis angelegt, können Sie z.B. Komponenten angeben. Bei Vorgängen mit Leistungsverzeichnis geben Sie die Leistungen an und machen gegebenenfalls Angaben zu den Bezugsmöglichkeiten.

Über den entsprechenden Steuerschlüssel werden die Vorgänge für Fremdbearbeitung gekennzeichnet. Zusätzlich ist im Lieferanten-/Kreditorenstammsatz die Fremdfirma mit allen Informationen für Buchhaltung und Einkauf anzulegen.

Die Bestellanforderungen für fremdbearbeitete Vorgänge werden also aus dem internen Fertigungsauftrag heraus erzeugt und vom Einkauf in Bestellungen umgesetzt.

Allerdings wird dabei im Fertigungsprozess weder eine eigenständige Dispositionsstufe noch ein eigenständiges (lagerhaltiges) Material ausgeprägt. Es kommt zu einer BANF-Bestellung ohne Materialnummer im SAP-System – die Kontierung erfolgt auf den dazugehörigen Fertigungsauftrag. Diese fehlende Materialnummer kann für Versendung an/Vereinnahmung vom Dienstleister Abwicklungsprobleme verursachen.

So sieht man bei der Fremdbearbeitung z.B. keine Bestände des angearbeiteten Teiles beim Lieferanten. Es ist im Auftrag nur bekannt was im Vergleich zur Sollmenge im dazugehörigen Arbeitsgang rückgemeldet (Gutteile/Ausschuss/Nacharbeit) wurde, indem man die Rückmeldungen betrachtet. Daneben werden mit Bezug zu den Bestellungen bei Lieferanten Wareneingangsbuchungen getätigt.

Eine direkte Verbindung im Reporting besteht im SAP-Standard leider nicht. Auch fehlt eine vollwertige Versandabwicklung für Auslieferung/Transport der angearbeiteten Ware an den Dienstleister.

SAP-Prozesse für die Lohn- und Fremdbearbeitung in der Praxis

Für die Prozessschritte im Umfeld der Lohnbearbeitung reicht der SAP-Standard meist aus, man hat entsprechende Belege und kann alle erforderlichen Schritte und Dokumente weitgehend mit Standardfunktionen erzeugen und buchen.

Bei der Fremdbearbeitung mit Bezug zu einem Fertigungsauftrag hingegen stößt der Standard an seine Grenzen. Vor allem da der Lieferant nur in den seltensten Fällen den genauen Verbrauch an Materialien meldet und die Nachverfolgung dadurch zusätzlich erschwert wird.

Praxiserprobte SERKEM-Erweiterungen zur Fremdbearbeitung im SAP Standard

Die Grundlage im Prozess bildet weiterhin der Standardbelegfluss via Fertigungsauftrag im Hintergrund der Abwicklung. Viele Unternehmen wünschen sich eine einfachere Abwicklung der Fremdbearbeitung in SAP. Vor allem bei Wareneingängen aus der Fremdbearbeitung sollte der dazugehörige Arbeitsgang im Fertigungsauftrag automatisch zurückgemeldet (Gut-/Ausschuss-/Nacharbeitsmenge) werden, wenn die angearbeitete Ware vom Fremdbearbeiter zurückgeliefert und vereinnahmt wurde.

Die im SAP-Standard vorhandenen Funktionsdefizite im Bereich Lieferungs- und Transportabwicklung für die Verbringung der angearbeiteten Ware zum Lohnfertiger werden über praxiserprobte SERKEM-Erweiterungen vollständig geschlossen.

Entsprechende Monitore zur Herstellung des notwendigen Belegflusses zwischen Fertigungsauftragsvorgang, Einkaufsbeleg und Auslieferung runden die Funktionsumfänge über den SAP-Standard hinaus ab.

Für eine beleglose Bedienung über Scanner können die Schritte entlang der Belegstrecke zur Erfassung optimiert und automatisiert werden.

Optimierung der einzelnen Prozessschritte im Zuge einer Fremdbearbeitung, basierend auf einem SAP-Fremdbearbeitungsauftrag

Mit den Erweiterungen von SERKEM wird die automatische Rückmeldung von fremdbearbeiteten Vorgängen im Fertigungsauftrag ermöglicht. Dabei erfolgt die Rückmeldung beim Verbuchen Wareneingang zur auftragskontierten Bestellung.

Die automatische Rückmeldung des fremdbearbeiteten Vorgangs kann dabei je nach Werk, Steuerschlüssel, Lieferant, Material, etc. aktiviert werden. Die Effizienz in der Abwicklung für Fremdbearbeitungen wird gesteigert.

Weitere Informationen zur Fremdbearbeitung in SAP finden Sie hier.