Gelangensbestätigung in SAP

Mit SERKEM Gelangensbestätigungen einfach erzeugen, effektiv abwickeln und übersichtlich verwalten

Die Gelangensbestätigung – rechtlicher Rahmen und gesetzliche Vorgaben

Bereits seit 01.01.2014 ist die Gelangensbestätigung als Beleg für die Umsatzsteuerbefreiung der Lieferung Pflicht (§ 4 Nr. 1b UStG in Verbindung mit § 17a UStDV). Unternehmen müssen seitdem bei einer Lieferung an Abnehmer im EU-Ausland die Warenankunft im anderen Staat nachweisen, um die USt-Befreiung der Lieferung zu wahren.
Dies betrifft Waren, die von Deutschland aus umsatzsteuerfrei ins EU-Ausland geschickt sowie Waren, die Standorte der Firmen im EU-Ausland von deutschen Zulieferern erhalten.
Eine Vielzahl an Bestätigungen entsteht. Die Nachweispflicht liegt immer beim Kunden. Bleibt der Nachweis aus, droht im schlimmsten Fall eine Steuernachzahlung. Formelle Fehler führen schnell zu einem Verlust von 19% des Umsatzes, da in diesen Fällen Umsatzsteuer an das Finanzamt zu entrichten ist, die der Kunde nicht bezahlen wird.

Die SERKEM Lösung

Mit der Lösung von SERKEM können Sie die Gelangensbestätigungen einfach erzeugen, effektiv abwickeln und übersichtlich verwalten. Den Status der einzelnen Rückmeldungen bzw. Bestätigungen haben Sie auf einem Monitor jederzeit im Blick. Zusätzlich sorgt das Eskalationsmanagement dafür, dass bei fehlender Bestätigung der Partner erneut zur Rückmeldung aufgefordert wird.

Ablauf und Grundfunktionen

1. Kundenauftrag und Lieferung im SAP-System erstellen

Für die jeweilige Lieferung/ den jeweiligen Kunden ist der Spediteur mit E-Mail im System hinterlegt

2. Warenausgang buchen

Die Nachricht wird aus der Lieferung erzeugt und gedruckt

3. Versand der E-Mail an den im System hinterlegten Empfänger

Nachricht mit Sonderfunktion zum Abruf des Reports wird an den hinterlegten Empfänger verschickt.
Der Report versendet die relevanten Daten der Lieferung als E-Mail.
Die Lieferungsnummer als Betreff der Mail ermöglicht die eindeutige Zuordnung der Rückmeldung im SAP-System.

4. Rückmeldung vom im System hinterlegten E-Mail-Empfänger

Der Spediteur bestätigt die Übernahme der Lieferung per E-Mail, die Lieferungsnummer wird rückübertragen.
Die Rückübertragung der Lieferungsnummer ermöglicht die automatisierte Zuordnung der Rückmeldung im SAP-System.

5. Abholung der E-Mail und anhängen dieser an die Lieferung

Über einen Zusatzreport werden Referenznummer und offene LEB-Vorgänge abgeglichen. Ist eine Zuordnung ermittelbar,
wird automatisiert eine PDF-Datei generiert und mit der Lieferung verlinkt bzw. archiviert.Der LEB-Status wird auf erledigt gesetzt.

6. Automatisierter oder manueller Mahnversand

Automatischer Mahnversand einstellbar für bestimmten Status, z.B. Auslieferungen noch nicht bearbeitet und ohne Differenzen.
Beim manuellen Mahnversand wird die Lieferung ausgewählt und die Mahnung versendet.
Ist der Status rot, dann ist eine Mahnung vorhanden.

Automatisierter Formularversand bei WA

Automatische Formularversendung nach dem Warenausgang
Rückmeldung des Abliefernachweises wird vom Spediteur gefordert
Anhängen der Gelangensbestäigung an die Lieferung, nicht an die Rechnung

Automatisierte Zuordnung der Rückmeldung

Automatische Zuordnung des bestätigten Formulars zum Auftrag
Zuordnung der Lieferempfangsbestätigung zur Lieferung
Lieferstatus über den Belegfluss im SAP auch von der Rechnung aus leicht einsehbar

Monitor zur Statungsverfolgung

Lieferempfangsbestätigung im SAP-Standard mit Status: Ampelsystem
Ohne Differenzen wird Status automatisiert gesetzt: Hochladen Dokument in Beleg/Anlagenliste
Monitoring der offenen Vorgänge über SAP-Standardfunktionalitäten

Automatisiertes Eskalationsmanagement

Jede relevante Lieferung mit „Zielbestätigungsdatum“, z.B. Liefertermin + x Tage
Erinnerungsmail bei fehlender Bestätigung nach x Tagen nach Liefertermin / WA-Termin
Eskalationsmail an internen Verteiler nach Überschreitung von y Tagen

Verschiedene Bestätigungsmöglichkeiten

Manuell im SAP-GUI
Verarbeiten von Email-Antworten (abhängig vom Mailprogramm)
Rückmeldedaten aus PDF übernehmen und zum Beleg zuordnen
Externes und internes Erinnerungs- bzw. Eskalationsmail bei Überschreitung bestimmter Termine

Anbindung der Speditionen

Versand der E-mail mit Lieferdaten und nötigem Inhalt an Partner bei bestimmten Status, z.B. WA-Buchung versendet
Mail mit Bitte um Antwort zur Bestätigung der ordnungsgemäßen vollständigen Ablieferung der Ware beim Empfänger
Aus der elektronischen Bestätigung wird ein PDF erzeugt und dem Lieferbeleg zugeordnet

Vorteile

Automatisierte Prozesse: Formularversand, Rückmeldung, Eskalation, Archivierung
Konsolierung der geforderten Informationen im zugehörigen Auftrag
Transparenz durch Statusverfolgung und Erinnerungsverfahren
Minimierung des Steuerrisikos

Mehr Übersicht im SAP Standard
Umsetzung der Lösung komplett im SAP Standard
Nahtlose Integration in die SAP Prozesse
100% releasefähig
keine zusätzlichen Lizenzkosten

Referenzen

Kontakt

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