Jahreswechsel SAP HCM: Was Sie alles wissen sollten bevor Sie in das neue Jahr starten…

Egal ob Personalsachbearbeiter, SAP-Anwender oder Mitarbeiter in der Personalabteilung, wir haben die wichtigsten Änderungen im Bereich der Personalabrechnung übersichtlich für Sie zusammengestellt.

Nachfolgend finden Sie eine Übersicht über die Änderungen zum Jahreswechsel SAP HCM ab 2015, die Sie als Anwender eines SAP-Systems im Bereich Personalwesen beachten müssen.

Weitere Informationen zum Thema Jahreswechsel SAP HCM finden Sie auch hier.

Jahreswechsel SAP HCM 2014/ 2015:
Änderungen in den Bereichen Steuer, Sozialversicherung, Betriebliche Altersversorgung, Statistik und Bauwirtschaft

Neben einem neuen Programmablaufplan aufgrund des kassenindividuellen Zusatzbeitrages in der Krankenversicherung und einem neuen Formular für die Lohnsteuerbescheinigung gibt es im ELStAM-Verfahren Änderungen auf technischer Ebene.

Diese Anpassungen der Schnittstelle haben Auswirkungen auf Ihre Arbeitsprozesse, je nachdem ob das Jahreswechsel-Support Package vor oder nach dem Jahreswechsel in Ihr System eingespielt wird.

Folgende Punkte sollten Sie wissen:

ELStAM-Verfahren

ELStAM-Meldungen können ohne weiteres bis 31.12.2014 an die Clearingstelle übermittelt werden.

Nach dem 01.01.2015 werden die Monatslisten in der alten XML-Version erstellt. Neue An-/ Um-/ Abmeldungen können ab 01.01.2015 mit der neuen XML-Version an die Clearingstelle übertragen werden. Diese werden jedoch erst nach der Umstellung der Clearingstelle auf die neue XML-Version voraussichtlich am 07.01.2014 bearbeitet. Die Meldungen mit der bisherigen Version werden nicht mehr angenommen.

Ab 07.01.2015 werden die Antwortlisten sowie auch Monatslisten ausschließlich in der neuen Version bereitgestellt.

WICHTIG: Wird Ihr SAP-Produktivsystem erst im Laufe des Monats Januar mit den Neuerungen des Jahreswechsel-Patches versorgt, können Sie bis dahin weder Meldungen sammeln noch an die Clearingstelle versenden.

Der neue Programmablauf für die Lohnsteuerberechnung 2015 beinhaltet bereits

  • die gültigen Beitragsbemessungsgrenzen
  • die Beitragssätze in der Sozialversicherung
  • die Beitragszusatz in der Krankenversicherung

Der verwendete Beitragssatz der Rentenversicherung beträgt 18,7%.

Hat sich im Ausgleichsjahr der Zusatzbeitragssatz geändert, darf kein Lohnsteuerjahresausgleich gemacht werden.

Bei einem Steuerklassenwechsel von 1-5 und 6 wird ab dem Jahreswechsel kein neuer Bescheinigungszeitraum im SAP-System angelegt.

Bei einem untermonatigen Wechsel erfolgt eine Steuerberechnung für die laufenden Bezüge nach Monatstabelle mit den Steuermerkmalen, die am Ende des Lohnzahlungszeitraums gelten.

Das neue Formular der Lohnsteuerbescheinigung weist in Zeile 22b den AG-Zuschuss bei Selbstzahlern an eine berufsständische Versorgung aus.

Der AN-Anteil ist weiterhin NICHT in Zeile 23b anzugeben.

Der bisherige Freibetrag von € 40,- wird auf € 60,- erhöht.

Der Freibetrag für unentgeltliche Nutzung von Sportmöglichkeiten und Internet bleibt bestehen. Hier gilt weiterhin der Freibetrag von bis zu € 44,-.

Auch in der Sozialversicherung ergeben sich neben gesetzlichen Änderungen, wie der Wegfall der Übergangsregelung für Beschäftigte in der Gleitzone mit einem regelmäßigen Entgelt unterhalb der Geringfügigkeitsgrenze, auch Änderungen auf technischer Ebene.

Folgende Punkte müssen Sie beachten:

Ab 01.01.2015 wird der einkommensunabhängige Zusatzbeitrag und somit das Verfahren zum Sozialausgleich abgeschafft.
Zukünftig gilt der allgemeine und ermäßigte Beitragssatz in der Krankenkasse von 14,6% und 14,0 %. Der allein vom Arbeitnehmer finanzierte Beitragsanteil von 0,9% wird abgeschafft, um einen kassenindividuellen Zusatzbeitrag Platz zu machen.

Für Versorgungsbezieher gilt der Zusatzbeitrag von 0,9% einheitlich für Periode 01/2015 und 02/2015.
Der durchschnittliche Zusatzbeitragssatz ist hingegen ersatzweise für den individuellen Zusatzbeitrag für Versicherte anzuwenden, deren Beiträge regelmäßig von Dritten gezahlt werden. Dies gilt auch für Versicherte bei einer landwirtschaftlichen Krankenkasse.

Auch bei den Beitragsnachweisen hat der Wegfall des Sozialausgleiches Auswirkungen: die hierfür bestehenden Felder werden im Datensatz entfernt, neue Felder für den Zusatzbeitrag eingefügt.

Ab 01.01.2015 dürfen Beitragsnachweise nur noch mit der Transaktion ‚PC00_M01_RPCBNVD0_O – Meldungen erstellen‘ umgesetzt werden. Die bisher genutzten Reporte können ab Januar 2015 nicht mehr verwendet werden.
Die Meldungen werden bis 31.12.2014 in Version 10 und ab 01.01.2015 in Version 11 erstellt.

WICHTIG: Bei vorschüssiger Abrechnung von Versorgungsbeziehern ohne Jahreswechsel-Supportpackages ist das Einspielen von Korrekturanleitungen unabdingbar. Bitte lesen Sie hierzu auch unseren Beitrag vom 24.11.2014 Jahreswechsel 2014/2015 – Beitragsnachweise und/oder nehmen Sie Kontakt zu uns auf.

Die Zusatzbeitragssätze (durchschnittlich und kassenindividuell) müssen natürlich auch in der Beitragssatzdatei eingefügt werden. Hierfür werden die Versionen 4.1 und 4.2 sowie die Betriebsnummerndatei durch die Beitragssatzdatei Version 5.0 ersetzt.

Nach Einspielen des Jahreswechsel-Supportpackages ist der neue Report RPUSVED1 (Einspielen der Beitragssatzdatei Version 5) zum Import der Beitragssätze zu verwenden. Anschließend muss wie bisher Report RPUSVCD0 (Abgleich der Beitragssätze) verwendet werden. Es ist ein neuer Report (RPUSVDD1 Einspielen der Annahmestellen der Krankenkassen) anstelle von Report RPUSVDD0 (Einlesen der Betriebsnummerndatei V2.0) zu verwenden.

Die neuen Rechengrößen der Sozialversicherung werden mit Einspielen des Supportpackages in Ihr SAP-System übernommen – siehe auch Gesetzliche Neuerungen 2014/2015
Bitte beachten Sie auch, den neuen Fälligkeitstermin (15. Des Folgemonats) für Beiträge aus Versorgungsbezügen!

Zum 01.01.2015 ist auch im Bereich der Entgeltersatzleistungen eine neue Datensatzversion von Nöten. In der künftigen Version 07 werden Felder aus dem Datensatz entfernt und neue Felder eingefügt. Da diese nicht maschinell gefüllt werden können, müssen Sie zusätzliche Angaben im Infotyp 0651 machen.

Subtyp 01 Krankengeld
Hier gibt es das neue Kennzeichen Arbeit am ersten Tag der Abwesenheit auf der Registerkarte für Arbeitsunfall.

Subtyp 02 Krankengeld Kind
Das neue Feld Kürzungsfaktor ist auf der Registerkarte Arbeitszeit vorzufinden, falls unter Kürzung des Arbeitsentgelts die neue Ausprägung 4 ausgewählt wird. Der Kürzungsfaktor ist in Prozent anzugeben.
Das neue Kennzeichen Arbeit am ersten Tag der Abwesenheit finden Sie auf der Registerkarte für Freistellung/Unfall.
Hier kann im Falle einer ganztägigen Freistellung die Summe der Arbeitstage mit Freistellung im Feld Arbeitstage mit ganztägiger Freistellung angegeben werden.

Subtyp 03 Mutterschaftsgeld
Neue Felder für die unbezahlten unentschuldigten bzw. entschuldigten Arbeitstage pro Monat können auf der Registerkarte Arbeitsentgelt eingetragen werden. Es ist immer nur eine Art von Feldern (Stunden oder Tage) eingeblendet, abhängig von der Abrechnungsart des Beschäftigten.
Für Stundenlöhner sind weiterhin die unbezahlten unentschuldigten und entschuldigten Arbeitsstunden pro Monat zu pflegen – falls vorhanden.
Für alle anderen Abrechnungsarten müssen die unbezahlten unentschuldigten und entschuldigten Arbeitstage pro Monat gepflegt werden – falls vorhanden.

Subtyp 05 Übergangsgeld für Leistungen zur Teilhabe
Hier gibt es ebenfalls das neue Kennzeichen Arbeit am ersten Tag der Abwesenheit auf der Registerkarte für Allgemeine Daten.

Ab 01.01.2015 gibt es Neuerungen bei der GKV-Monatsmeldung:

Der Meldedialog bei Mehrfachbeschäftigung in der Gleitzone fällt weg.

Der Meldedialog bei Mehrfachbeschäftigung mit Überschreitung einer Beitragsbemessungsgrenze wird geändert.
Arbeitgeber werden zur Abgabe der GKV-Monatsmeldung aufgefordert, wenn alle beteiligten Arbeitgeber ihre Jahresmeldung eingereicht haben und die KV-Beitragsbemessungsgrenze überschritten ist. Anhand der daraufhin erhaltenen Daten melden die Krankenkassen die ermittelten Gesamtentgelte und die entsprechenden Kennzeichen, ob und welche Beitragsbemessungsgrenze überschritten ist. Diese Meldungen müssen dann in das SAP-System eingespielt werden und lösen Rückrechnungen für den betroffenen Zeitraum im Vorjahr aus.

Meldungen der Krankenkassen aus den Jahren vor 2015, welche als offene Meldungen (Beginnmeldungen ohne Endedatum) übermittelt wurden, werden nicht mehr von den Krankenkassen geschlossen.

Es sind zwingend neue Zertifikatslisten ins System einzulesen, da die öffentlichen Zertifikate für die Kommunikation mit den Krankenkassen auslaufen.

Es ist empfehlenswert in diesem Zuge auch die Gültigkeit der eigenen eingesetzten Zertifikate für den Datenaustausch zu prüfen.

Rentenbezugsmitteilungen

Ab Januar 2015 können MZ01-Meldungen nur noch mit ZfA-Release S12 übertragen werden. Hier wird eine Versionierung der XML-Schemata für die Datensätze eingeführt.
Zwischen 05.12.2014 (15.00 Uhr) bis 30.12.2014 ist keine Übermittlung von Daten möglich.

WICHTIG: Die Ausgangsdateierstellung im Report RPCRBMD0_OUTBOUND erfolgt im neuen Format, sobald Sie die SAP-Programmänderungen per Support Package oder SNOTE übernommen haben. Es ist daher zu empfehlen, die Support Packages bzw. die Korrektur während des Wartungsfensters in Ihr Produktivsystem einzuspielen. Vorher erstellte Dateien sollten vor der Wartung versendet werden. Während der Wartungszeit dürfen solange keine Dateien erstellt werden bis die Anpassungen in Ihrem Produktivsystem eingespielt worden sind.

Bescheinigung 0096 (Steuerpflichtige Leistungen aus einem Altersvorsorgevertrag gemäß § 22 Nr. 5 S. 7 EStG)

Der Vordruck wurde an das BMF-Schreiben vom 14.08.2014 angepasst.

Im Report für die Verdiensterhebungsstruktur gibt es technische Anpassungen.

Nähere Informationen hierzu finden Sie unter Öffentliche Erhebungs-Datenbank des Bundes und der Länder.

Der Bauurlaub muss spätestens ab dem 01. Januar 2015 auf den Infotypen 2006 Abwesenheitskontingente umgestellt werden.

Nur auf diese Weise können gesetzliche und/oder tarifliche Änderungen umgesetzt werden.
Bei Fragen zu Details, nehmen Sie bitte Kontakt zu uns auf.