Zum Jahreswechsel 2018/2019 (HR Support Packages Anfang Dezember 2018) wird das maschinelle Verfahren A1 freigegeben. Welche Fristen dabei einzuhalten sind und wie Sie sich auf die Umsetzung des elektronischen Meldeverfahrens vorbereiten können, haben wir für Sie zusammengefasst.

Was ist eine A1-Bescheinigung?

Nach § 106 SGB IV ist die A1-Bescheinigung ein Nachweis für Beschäftigte, die sich vorübergehend im EU-Ausland (in einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union, in einem Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum oder in der Schweiz) befinden. Diese Bescheinung besagt, dass für den jeweiligen Beschäftigten in Deutschland ein Sozialversicherungsschutz besteht.

Wie funktioniert das neue Meldeverfahren?

Mit dem elektronischen A1-Verfahren wird das Beantragen und Bescheinigen der A1-Meldungen optimiert.

Die A1-Bescheinigung wird vom Arbeitgeber bei der zuständigen Stelle künftig elektronisch beantragt. Je nach Fall können folgende Institutionen als zuständige Stelle fungieren:

  1. Bei gesetzlicher Krankenversicherung die jeweilige Krankenkasse des Beschäftigten
  2. Bei privater Krankenversicherung die Deutsche Rentenversicherung
  3. Bei nicht gesetzlich Krankenversicherten und zugleich berufsständisch Versorgten die Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen

Die jeweilige Stelle überprüft, ob eine Entsendung des Arbeitsnehmers im Sinne der Verordnung (EG) Nr. 883/2004 vorliegt. Sofern der Versicherungsschutz für den Entsandten weiterhin gilt, wird die A1-Meldung von der zuständigen Stelle innerhalb von drei Arbeitstagen an den Arbeitgeber elektronisch bescheinigt. Die Bewilligung der A1-Bescheinigung ist dann als PDF im Rückmeldesatz enthalten. Der Arbeitgeber druckt diese Bescheinigung aus und übergibt sie dem Arbeitnehmer. Bei Ablehnung übermittelt die zuständige Stelle, warum die Bescheinigung nicht ausgestellt werden konnte.

Digitalisierung in 3 Schritten

Elektronischer Antrag

Seit dem 1. Januar 2018 ist es dem Arbeitgeber möglich, die A1-Bescheinigung elektronisch, und nicht wie zuvor in Papierform, zu beantragen. Die Datenübermittlung erfolgt dabei mittels systemgeprüfter Programme oder einer maschinell erstellten Ausfüllhilfe. Das Antragsverfahren in Papierform ist aber weiterhin zulässig.

Elektronische Rückmeldungen

Seit dem 1. Juni 2018 erfolgt die Rückmeldung der zuständigen Stelle ebenfalls elektronisch, allerdings nur, wenn auch der Antrag für die A1-Bescheinigung elektronisch gestellt wurde. Auch in dieser Phase sind Antragsverfahren und Rückmeldungen in Papierform weiter zulässig.

Finale Umstellung

Der 1. Januar 2019 ist als Frist gesetzt, ab dem das elektronische Antrags- und Bescheinigungsverfahren A1 für alle Beteiligten obligatorisch ist.

Bereits jetzt ist absehbar, dass für viele Unternehmen der Einsatz des neuen Verfahrens mit massiven Herausforderungen und Änderungen bestehender Prozesse verbunden ist. Dadurch werden einige Arbeitgeber zu der genannten Frist noch nicht in der Lage sein, maschinelle Anträge zu stellen und werden auf die etablierten Wege zurückgreifen.

Als Ausnahmeregelung kann die A1-Bescheinigung demnach in begründeten Fällen bis zum 30. Juni 2019 weiterhin in Papierform beantragt werden.

Wichtige Informationen

A1-Bescheinigungen für Großbritannien

Bei den Bescheinigungen für die Tätigkeiten in Großbritannien müssen Sie beachten, dass diese nur bis zum 29. März 2019 (Austritt des Vereinigten Königreichs aus der EU) ausgestellt werden.

Erfassung externer Antragsdaten

Mit dem SAP Hinweis 2682093 wurden Details zur Umsetzung des elektronischen A1-Verfahrens im SAP-System ausgeliefert. Ebenso in diesem Hinweis sind die Informationen zur Schnittstelle enthalten, mit der extern erfasste Antragsdaten in die Mitarbeiterstammdaten der Personalabrechnung importiert und dadurch für die Erstellung der elektronischen A1-Anträge zugänglich gemacht werden können.

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