Optimierung des Zentrallagers:
Erhöhter Durchsatz durch stark verkürzte Auftragsdurchlaufzeiten
Ergebnisse des Projektes
„Nach der Umstellung haben wir festgestellt, dass die Auftragsdaten erwartungsgemäß sehr viel schneller für die Kommissionierung bereitstanden. Der Zeitraum zwischen der Auftragsannahme und dem frühsten Startzeitpunkt in der Kommissionierung wurde um mehr als 75% reduziert. Dadurch standen die Auftragsdaten zeitiger zur Verarbeitung und der Zeitraum bis zur Abholung durch unsere Frachtführer öffnete sich für uns um etwa 40 Minuten.“
Jörg Schaefers, Finanzvorstand, Büroring eG
Büroring
Die ganze Geschichte
Büroring – Der Kunde
1976 als Marketing- und Einkaufs-Kooperation des bürowirtschaftlichen Fachhandels begonnen, ist die Büroring eG heute ein Zusammenschluss von über 370 unabhängigen Bürofachhändlern. Diese sind – unter voller Wahrung ihrer unternehmerischen Freiheit – zugleich Teilhaber und Geschäftspartner.
Ziel der Einkaufs-, Marketing-, Vertriebs- und Servicegenossenschaft des Bürofachhandels ist die Stärkung der wirtschaftlichen Vorteile seiner Mitglieder durch die Bündelung des Einkaufsvolumens sowie ein umfangreiches Leistungs- und Serviceprogramm. Dieses umfasst Zentrallager, betriebswirtschaftliche Beratung, Internet- und Finanzdienstleistungen, Marketing und Werbung, Verkaufsförderung, Seminare, Schulungen, Großkundenverträge und Erfahrungsaustausch unter Kollegen.
Als Zusammenschluss von über 370 unabhängigen Bürofachhändlern verfolgt die Büroring eG das Ziel die wirtschaftlichen Vorteile seiner Mitglieder zu stärken. Zum einen durch die Bündelung des Einkaufsvolumens, zum anderen durch ein umfangreiches Leistungs- und Serviceprogramm, auf das die Mitglieder bei Bedarf zurückgreifen können.
Die Herausforderung: Auf einen Blick
Büroring – Die Herausforderung
Die wichtigste und am meisten genutzte Serviceleistung der Büroring eG ist das Zentrallager. Rund 1.500 Fachhandelspartner haben Zugriff auf das komplette Zentrallager-Sortiment der Genossenschaft und können sämtliche Leistungen der Logistik in Anspruch nehmen.
Bisher umfasste das Sortiment rund 11.000 Artikel auf einer Lagerfläche von insgesamt 3.200 m² mit über 1.200 Paletten- und 9.000 Regalplätzen. Täglich verließen über 1.200 Pakete das Lager, in Spitzenzeiten, wie am Jahresende, stieg die Zahl auf über 1.500.
Schließlich war die Kapazitätsgrenze im alten Lager erreicht. Veraltete Lagerstrukturen mit Fixplätzen und manuelle Prozesse standen einer zeitnahen Auslieferung von Bestellungen im Weg. Die Lagergestaltung war nicht mehr effektiv.
Um den zunehmenden Anforderungen an die Logistik gerecht zu werden, erweiterte die Büroring eG an ihrem Logistikstandort in Haan die bestehenden Lagerkapazitäten. Mit dem Erwerb eines in direkter Nachbarschaft gelegenen Lagers stellte Büroring die logistische Ausrichtung der Genossenschaft für die nächsten Jahre sicher. Aufgrund der örtlichen Gegebenheiten konnte das Zentrallager sowie die verschiedenen Außenlager unter einem Dach zusammengefasst werden. Mit dem neuen Logistikzentrum stehen auf einem Grundstück rund 6.500 m² zusätzliche Lagerfläche zur Verfügung.
Verkürzte Auftragsdurchlaufzeiten und ein deutlich erhöhter Durchsatz – das war das angestrebte Ziel Büroring eG bei der Erweiterung des Zentrallagers am Standort Haan.
Nachdem im Frühjahr 2012 die Arbeit im neuen Lager der Büroring eG aufgenommen wurde, musste man feststellen, dass die Prozesszeiten nicht optimal auf das schnelllebige Geschäft abgestimmt sind. Die Prozesse im neuen Lager entsprachen nicht den Anforderungen im Hause Büroring.
Da die Kunden der Büroring eG den Großteil ihrer Bestellungen komprimiert in einem kleinen Zeitfenster am Nachmittag aufgeben, kommt es vor allem nachmittags und abends zu Spitzenzeiten mit einer sehr hohen Auslastung. Gleichzeitig begrenzt der spätmöglichste Abholzeitpunkt, der eine Lieferung am Folgetag garantiert, den maximalen Verarbeitungszeitraum der Bestellungen.
Büroring
Optimierte Prozesse im Zentrallager
Büroring – Das Projekt
Gemeinsam mit der SERKEM GmbH wurden die bestehenden Strukturen angepasst und alle Funktionen ins SAP integriert. Vorhandene manuelle Prozesse wurden abgelöst und automatisiert, das Lager konnte effektiv auf die bestehenden Anforderungen hin gestaltet werden.
Seitdem laufen die Prozesse bei der Büroring eG wieder „ruckelfrei“. Die Genossenschaft kann mit dem neuen Lagerlayout und -strukturen dynamischer auf Vertriebs- und Logistikanforderungen reagieren und bietet ihren Kunden kurze Lieferzeiten, getreu dem Motto „heute bestellt, morgen geliefert“.
Die Feuertaufe der neu implementierten Prozesse – das Weihnachtsgeschäft 2013 – wurde bestanden. Jörg Schaefers ist mit dem Projekt mehr als zufrieden.
„Wir konnten mit dieser Lösung unsere späteste Auftragsannahme um mehr als eine Stunde verlängern, was zu einem großen Zuspruch unserer Kunden führte. Ruckelfrei bedeutet für uns heute, dass wir durch ein verbessertes Dienstleistungsniveau gegenüber unseren Kunden zusätzliche Aufträge erhalten, die mit der bestehenden Personalausstattung abgearbeitet werden können.“
Durch die dynamischen Lagerstrukturen werden sowohl die Nutzung der Lagerfläche als auch die Wege optimiert. Die Artikel können schneller entnommen und eingelagert werden. Engpässe, die es vorher vor allem bei Sortimentswechseln gab, werden vermieden.
Mit Hilfe mobiler, direkt ins SAP eingebundener Arbeitsplätze können Wareneingangsbuchungen nun in Echtzeit, direkt vor Ort, nach dem Mann-zur-Ware-Prinzip erledigt werden. Ausgestattet mit Scanner, PC und einer mobilen Batterie können die mobilen Arbeitsplätze an jeder Position im Lager zum Einsatz kommen. Am Ziellagerplatz wird jetzt der Einlagerbeleg mit dem Scanner gescannt und über einen Voice-Dialog die Einlagerung sowie die Menge bestätigt.
„Nach der Umstellung haben wir festgestellt, dass die Auftragsdaten erwartungsgemäß sehr viel schneller für die Kommissionierung bereitstanden“, berichtet Jörg Schaefers. „Der Zeitraum zwischen der Auftragsannahme und dem frühsten Startzeitpunkt in der Kommissionierung wurde um mehr als 75% reduziert. Dadurch standen die Auftragsdaten zeitiger zur Verarbeitung und der Zeitraum bis zur Abholung durch unsere Frachtführer öffnete sich für uns um etwa 40 Minuten“.
Die Kommissionieraufträge werden nach mathematischen Optimierungskriterien aus den vorhandenen, freigegebenen Aufträgen generiert. Dabei können mehrere Kommissionieraufträge auf einem Multi-Order-Pickwagen zusammengefasst werden. Mit Hilfe des Cross-Docking-Konzepts werden Sonderbestellungen direkt aus dem Wareneingang verschickt, ohne Umweg über das Lager und den Kommissionierprozess.
Nicht nur die Auftragsdaten für die Kommissionierung stehen jetzt früher zur Verfügung, sondern auch der Kommissionierprozess läuft schneller und dabei besser ab. Unnötige Wege entfallen, der Kommissionierprozess ist effektiver.
„Es läuft einfach „ruckelfrei“. Und wenn alle Aufträge abgearbeitet sind, kann die Mannschaft in den wohlverdienten Feierabend gehen … 40 Minuten eher“, bestätigt Jörg Schaefers den Erfolg der Umstellung.
Der Packtisch ist mit einem Bildschirm, einem Scanner, einer integrierten Waage, sowie einen automatischen Deckler und Etikettierer ausgestattet. Dienstleisterspezifische Label werden direkt aus dem SAP gedruckt, RF-Transaktionen online im SAP getätigt und direkte E-Mail-Benachrichtigungen der Kunden inklusive Trackingdaten ermöglicht.
Durch die Anbindung von KEP-Dienstleistern, z.B. DHL und UPS, werden Auftragserstellung und Versandprozess zusätzlich beschleunigt und vereinfacht.
Fazit
Im Rahmen des Lagerumzugs konnte Büroring gemeinsam mit SERKEM die Liefer- und Kommissioniergeschwindigkeiten deutlich erhöhen und dabei die Fehlerquote der Kommissionierungen senken. Zukünftig kann die Genossenschaft mit dem neuen Lagerlayout und -strukturen dynamischer auf Vertriebs- und Logistikdaten reagieren und profitiert von kurzen Lieferzeiten.
Das Ziel von verkürzten Auftragsdurchlaufzeiten und einem erhöhtem Durchsatz wurde mehr als erreicht. Der Grund für den Erfolg?
„Zurückblickend halte ich für mich fest, dass dieses Projekt so erfolgreich umgesetzt werden konnte, weil Sie einen direkten Kontakt mit den handelnden Personen pflegten und die Rückmeldungen aus der Praxis aufgenommen haben. Wir freuen uns auf die noch anstehenden Projekte und empfehlen die SERKEM gerne weiter.“
