SAP-Versand 4.0: Implementierung eines hochmodernen und intelligenten Versandsystems

SAP Success Story Rutronik

Der Kunde

Die Rutronik GmbH ist ein international tätiges Unternehmen mit dem Schwerpunkt auf dem Vertrieb von elektronischen Bauteilen und gilt als bedeutender Akteur in der Elektronikbranche.

Das Projekt

Implementierung eines modernen Versandsystems in SAP für den weltweiten Versand von Waren.

Die Lösung

Einführung eines SAP-Versandsystems inkl. SAP GTS und SAP KEP-Anbindung mit SAP Fiori Apps in zwei Projektphasen.

Ergebnisse des Projektes

  • Erfolgreiche Implementierung eines kompletten Versandsystems in SAP S/4HANA und SAP GTS

  • Abbildung aller Prozesse mit SAP-Standardbelegstrecken

  • Erfüllung gesetzlicher Handels- und Exportvorschriften inkl. Druck aller (Export-)relevanten Dokumente

  • Nahtlose Integration aller relevanten KEP-Dienstleister inkl. Packstück-Tracking und Gelangensbestätigung direkt in SAP

  • Integration und Implementierung von Fiori-Anwendungen zur Versandvorbereitung und -Optimierung

  • Direkte technische Waagenanbindung mit automatischer Gewichtserfassung im SAP Fiori Versandmonitor

  • Komplette Transparenz aller Frachtkosten in SAP durch optimierte Frachtkostenkontrolle

  • Rollenbasierte Berechtigungssteuerung in SAP S/4HANA und SAP GTS

Rutronik

Die ganze Geschichte

Rutronik – Der Kunde

Die Rutronik GmbH ist ein international agierendes Unternehmen, das sich auf den Vertrieb von elektronischen Bauteilen, Halbleitern und passiven Komponenten spezialisiert hat. Gegründet im Jahr 1973, hat sich Rutronik zu einem bedeutenden Akteur in der Elektronikbranche entwickelt. Die Zentrale des Unternehmens befindet sich in Eisingen, Deutschland, und dient als Dreh- und Angelpunkt für die weltweiten Aktivitäten.

Rutronik zeichnet sich durch umfassende technische Kompetenz, zuverlässigen Kundenservice und eine breite Produktpalette aus. Das Unternehmen arbeitet eng mit führenden Herstellern zusammen, um innovative Lösungen für Kunden in verschiedenen Industriebereichen anzubieten.

Mit einer globalen Präsenz und einem umfangreichen Lagerbestand strebt Rutronik danach, die Bedürfnisse der Elektronikindustrie effizient zu bedienen und als vertrauenswürdiger Partner für Kunden weltweit zu agieren.

0
Mio. € Umsatz (2022)
0
Mitarbeiter (2022)
0
Niederlassungen in EU, AS und US

Rutronik

SAP-Versand 4.0

Herausforderungen des Projekts

  • Effiziente Deutschland- und Europa-Versandabwicklung mit Fokus auf KEP-Funktionalität, transparenter Frachtkostenberechnung sowie integrierter Gelangensbestätigung

  • Vorschriftsgerechte Verwaltung von Gefahrgut, gewissenhafte Verladekontrolle, Zurufauftragsabwicklung und SAP GTS-Implementierung

  • SAP-gestützter Exports in 80 Länder anhand SAP GTS, einem integrierten SAP-Exportmonitors, einer Vielzahl von Fiori Apps sowie Integration von Formularen via SAP Interactive Forms by Adobe

  • Erfolgreiche Umsetzung durch Innovation, strategische Prozesskoordination und intelligente Lösungen für internationale Handelsanforderungen

Rutronik – Das Projekt

Im Rahmen eines umfangreichen Logistikprojekts zur Optimierung der Versandprozesse stellt Rutronik mit effizienten und integrierten SAP-Prozessen die Weichen für zukünftiges Wachstum. Alle abgebildeten Prozesse und Optimierungen wurden in das SAP S/4HANA- und SAP GTS-System nahtlos im SAP-Standard integriert.

Das komplette SAP-Projekt wurde in zwei Phasen durchgeführt, wobei jede Phase spezifische Herausforderungen und Anforderungen des Versandprozesses adressierte.

Phase I des SAP-Projekts konzentriert sich auf den Inlands- sowie EU-Versand und legt den Grundstein für eine effiziente Steuerung wie auch eine lückenfreie Überwachung von Sendungen innerhalb dieser Regionen. Dabei wurden verschiedene Funktionen implementiert, um die Prozesse vom Packen über das Versenden bis hin zum Verladen optimiert.

Phase II des Projekts legt den Fokus auf den Export in rund 80 Länder weltweit. Hier lag der Schwerpunkt auf der Integration von internationalen Handelsvorschriften und der Gewährleistung eines reibungslosen Exportmanagements.

Projektphase I (Deutschland- und Europa-Versand)

Die SAP KEP-Funktionen (Kurier-, Express- und Paketdienst) des integrierten Versandsystems bieten eine Reihe leistungsstarker Features, die eine effiziente und transparente Abwicklung von Versandprozessen gewährleisten.

  • Generierung von Versandetiketten über einen Webservice für Einzelpakete sowie Mehrpaketsendungen
  • Möglichkeit Versandsendungen als frei, unfrei oder über Drittanbieter abzurechnen
  • Spezielle Lösungen für den Versand von Gefahrgut, einschließlich „Limited Quantities“ (LQ) und Vollgefahrgut, inklusive der Einhaltung aller gesetzlicher Bestimmungen
  • Vereinfachte Abrechnung und Abwicklung von Versandaufträgen durch die Funktion des Tagesabschlusses
  • Umfassendes Online-Tracking-System, das es Kunden ermöglicht, den aktuellen Status ihrer Sendungen in Echtzeit zu verfolgen
  • Das SAP-Versandsystem bietet außerdem ein erweitertes Tracking mit zusätzlichen Sendungsinformationen und einem übersichtlichen Tracking-Monitor für alle laufenden Sendungen und ihren Status

Die effiziente Verwaltung und transparente Abrechnung von Frachtkosten in SAP sind entscheidend für Rutronik, um die komplexen Logistikprozesse erfolgreich zu bewältigen.

  • Die SERKEM-Frachtkostenlösung ermöglicht eine präzise und flexible Berechnung der Frachtkosten sowohl für Stückgut als auch für Paketsendungen. Durch die Integration in das SAP-System kann Rutronik die Frachtkosten automatisch und transparent ermitteln, basierend auf spezifischen Anforderungen und Konditionen
  • Die Frachtkosten werden auf ein transparentes Controlling-Profitability Analysis (CO-PA) Ergebnisobjekt kontiert. Dies ermöglicht eine detaillierte Nachverfolgung der Kosten und erleichtert die Analyse sowie Berichterstattung über die finanziellen Auswirkungen der Frachtkosten auf verschiedene Unternehmensbereiche
  • Integration des Standard-Gutschriftsverfahren im SAP (MRRL – Mehrstufiges Verfahren zur Prüfung und Freigabe von Gutschriften)
  • Gutschriftsformular/ -datei: Zur weiteren Unterstützung der Gutschriftsprozesse wurde ein benutzerfreundliche Gutschriftsformulare sowie -dateien implementiert

Die Gelangensbestätigung in SAP spielt eine zentrale Rolle in der Überwachung und Verifizierung von Warenbewegungen bei Rutronik.

  • KEP-Versand über Tracking-Rückmeldungen der Dienstleister: Durch die Integration dieser Rückmeldungen wird sichergestellt, dass die gelieferten Waren den Bestimmungsort erreichen und die Gelangensbestätigung zeitnah erfolgt
  • Abholer/ Kurier über Bestätigungs-E-Mail
  • Operativer Arbeitsmonitor in SAP: Um einen umfassenden Überblick über den Gelangensbestätigungsprozess zu gewährleisten, wurde ein Arbeitsmonitor implementiert
  • Der Arbeitsmonitor bietet Echtzeit-Einblicke in den aktuellen Status der Gelangensbestätigungen und ermöglicht es, auf Unregelmäßigkeiten oder Verzögerungen proaktiv zu reagieren

Die sichere Handhabung und Dokumentation von Gefahrgut ist von entscheidender Bedeutung. Auch die Einhaltung internationaler Vorschriften und Standards wurde nahtlos in die SAP-Versand-Komplettlösung integriert.

  • Gefahrgutstamm für ADR/IATA/IMDG/RID: das SAP-Versandsystem deckt die Anforderungen der verschiedenen internationalen Gefahrgutvorschriften komplett ab, darunter ADR (Europäisches Übereinkommen über die internationale Beförderung gefährlicher Güter auf der Straße), IATA (International Air Transport Association), IMDG (International Maritime Dangerous Goods) und RID (Règlement concernant le transport international ferroviaire)
  • Hinterlegung von Sondervorschriften (special provisions): Für eine präzise und detaillierte Dokumentation können Sondervorschriften im SAP-System hinterlegt werden
  • Die Verwaltung von Vollgefahrgut, einschließlich der genauen Identifikation, Klassifizierung und Kennzeichnung gemäß den einschlägigen Vorschriften werden zudem abgedeckt
  • Batterien: Besondere Aufmerksamkeit wird der Verwaltung von Batterien gewidmet, da diese als Gefahrgut gelten können

  • Der Zurufauftrag in SAP ist eine spezifische Auftragsart, die für den manuelle Versand (z.B. Marketingmaterial) benutzt wird und sich insbesondere auf die Erfassung von Außenhandelsdaten für EU-Versand konzentriert
  • Die manuelle Erfassung von Außenhandelsdaten im Kontext des EU-Versands, komplett in SAP integriert, gewährleistet die Einhaltung aller relevanten Zollvorschriften und ermöglicht eine reibungslose Abwicklung internationaler Lieferungen
  • Die sorgfältige Bearbeitung von Zurufaufträgen trägt dazu bei, die Genauigkeit und Compliance in Bezug auf Außenhandelsdaten zu gewährleisten und somit einen effizienten internationalen Versandprozess sicherzustellen

Der SAP Fiori Versandmonitor bietet eine umfassende Lösung zur effizienten Steuerung von Sendungen. Mit seiner intuitiven Benutzeroberfläche und einfachen Bedienbarkeit unterstützt es Benutzer dabei, Sendungen effizient zu verarbeiten.

  • Nahtlose Waagenanbindung zur präzisen Ermittlung des Packstückgewichts
  • Automatische Durchführung von Sicherheitsprüfungen (SPL-Prüfungen) durch die Integration von SAP GTS
  • Nutzung eines intelligenten Regelwerks zur Auswahl des optimalen Dienstleisters oder Services anhand von Lieferungs- und Packstückdaten
  • Organisation von Wochensendungen in einem separaten Regal zur Vereinfachung der Kommissionierung und des Versands gebündelter Sendungen
  • Integration einer Funktion zur Anzeige von Gefahrgutdaten, um die Einhaltung der Sicherheitsvorschriften beim Versand potenziell gefährlicher Güter zu gewährleisten
  • Erstellung von Transport Management System (TMS)-Sendungen zur reibungslosen Abwicklung und Überwachung des gesamten Transportprozesses
  • Automatische Generierung von Versandetiketten über einen Webservice für führende Kurier-, Express- und Paketdienstleister wie UPS, DHL, DPD, TNT und FEDEX, um die Geschwindigkeit und Genauigkeit des Versandprozesses zu optimieren:

Die SAP Fiori Beipack App ist eine innovative Lösung, die auf mobilen Scannern integriert wird und gleichzeitig Funktionen zur Packstückkonsolidierung bereitstellt.

  • Fiori/ UI5-Anwendung am mobilen Scanner: Die Integration von Fiori/ UI5-Anwendungen direkt auf mobilen Scannern ermöglicht eine intuitive und benutzerfreundliche Bedienung während des Beipackprozesses
  • Packstückkonsolidierung: Die App ermöglicht eine effektive Packstückkonsolidierung mit automatisierten Konsolidierungsprozessen

Die SAP Fiori App zur Verladekontrolle optimiert den Verladevorgang durch eine benutzerfreundliche Oberfläche im Rahmen mobiler Fiori-Transaktionen.

  • Kontrollscan Vorpack-/ KEP-Label: Die Verladekontrolle umfasst Kontrollscans der Vorpack- und KEP-Labels, um sicherzustellen, dass die korrekten Sendungen für den Verladevorgang ausgewählt werden und eine hohe Genauigkeit bei der Identifikation der zu verladenden Pakete gewährleistet ist
  • Zuordnung Verladezonen: Die präzise Zuordnung der Verladezonen ermöglicht eine effiziente Organisation des Laderaums und sorgt dafür, dass die Sendungen entsprechend ihren Zielorten optimal geladen werden
  • Verladescan: Durch Verladescans wird sichergestellt, dass jede Sendung korrekt und vollständig verladen wird und Fehler bei der Zuordnung von Sendungen zu Fahrzeugen vermieden werden
  • Teilverladung mit Sendungssplit: Die Verladekontrolle ermöglicht Teilverladungen durch den Einsatz von Sendungssplit-Funktionen, was eine flexible Handhabung von Teilsendungen ermöglicht und zur optimalen Nutzung des Laderaums beiträgt

Die Verladekontrolle gewährleistet einen effizienten und präzisen Verladevorgang durch die integrierten Funktionen von mobilen Fiori-Transaktionen mit innovativer UX, Kontrollscans, Zuordnung von Verladezonen, Verladescans und der Möglichkeit zur Teilverladung mit Sendungssplit. Diese Funktionen optimieren den Logistikprozess, minimieren Fehler und steigern die Effizienz im gesamten Verladeablauf.

Das Berechtigungskonzept mit Rollendefinition für S/4HANA, SAP GTS und SAP Fiori ist ein essenzieller Bestandteil des SAP-Versandsystems und war eine explizite Anforderung im Rutronik-Projekt. Hierbei werden spezifische Rollen für SAP S/4 und Global Trade Services (GTS) definiert, um einen bedarfsorientierten Zugriff zu gewährleisten und die Sicherheit zu maximieren.

  • Bedarfsgerechter Zugriff und präzise Steuerung der Benutzerrechte, um die Datenintegrität und Sicherheit zu gewährleisten
  • Global Trade Services (GTS): Die Rollen in SAP GTS decken Aufgaben wie die Überwachung von Export- und Importprozessen, die Einhaltung internationaler Handelsvorschriften und die Verwaltung von Zollinformationen ab
  • Feingranulare Berechtigungen: Das Konzept umfasst feingranulare Berechtigungen, um sicherzustellen, dass Benutzer nur auf die Funktionen und Daten zugreifen können, die für ihr aktuelles Arbeitsfeld relevant sind

Projektphase II (Export in ca. 80 Länder weltweit)

Im Zuge der Versandoptimierung in SAP wurde bei Rutronik SAP GTS eingeführt. SAP Global Trade Services (GTS) ist eine umfassende Plattform, die darauf ausgelegt ist, internationale Handelsgeschäfte effizient abzuwickeln und zu überwachen.

  • GTS ermöglicht die reibungslose Abwicklung von Ausfuhren unter Verwendung von ATLAS gemäß AES 3.0
  • Automatische Generierung von Ausfuhrbegleitdokumenten und Ausgangsvermerken als PDF-Anhängen über einen Webservice
  • T.R. Türkei: Integration des A.T.R.-Dokuments für den Handel mit der Türkei, um die Nutzung von Zollpräferenzen im Rahmen des EU-Türkei-Handelsabkommens zu unterstützen
  • T2L San Marino: Korrekte Abwicklung von T2L-Dokumenten für Handelsgeschäfte mit San Marino zur Einhaltung der EU-Zollvorschriften
  • Sammelverzollung GB/ CH: Möglichkeit der Sammelverzollung für den Handel mit Großbritannien und der Schweiz, um eine effiziente Zollabwicklung von gebündelten Sendungen zu ermöglichen
  • DUAL-USE Güter: Unterstützung bei der Kontrolle und Abwicklung von DUAL-USE Gütern
  • Verwaltung und Kontrolle von genehmigungspflichtiger Ausfuhrware mit Integration von BAFA-Meldungen
  • Embargoprüfungen: Automatische Embargoprüfungen, um Geschäfte mit Ländern oder Parteien, die unter Embargo stehen, zu vermeiden und Compliance-Risiken zu minimieren

Der Exportmonitor in SAP ist eine leistungsstarke Erweiterung, die speziell auf die Anforderungen des Exportmanagements zugeschnitten ist. Sie ermöglicht einen umfassenden Überblick über alle Export-relevanten Aktivitäten.

  • Effektive Verwaltung des Exportregals, um den Überblick über exportrelevante Dokumente und Sendungen zu behalten
  • Schnittstelle zur einfachen Erstellung von Exportsendungen für eine effiziente Vorbereitung und Organisation der zu versendenden Güter
  • Automatisierte Erzeugung von Zollrechnungen und Übertragung relevanter Daten an SAP GTS für eine Echtzeitübermittlung von Zollinformationen
  • Effizientes Druckmanagement für Versand- und Exportdokumente, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Papiere korrekt gedruckt und den Sendungen beigefügt werden
  • Verwaltung von Sammelsendungen nach Großbritannien und der Schweiz
  • Klare und strukturierte Versandfreigabe-Funktionalität, um sicherzustellen, dass Versandprozesse erst nach gründlicher Prüfung und Genehmigung freigegeben werden
  • Integration von SAP GTS für die Anzeige zentraler Exportdaten wie MRN (Movement Reference Number) und Status der Ausfuhrgenehmigung zur Transparenz und Überwachung von Exportprozessen

Mit Fokus auf Effizienz und Transparenz ermöglicht der Monitor eine präzise Verwaltung verschiedener Versandaspekte.

  • Nahtlose Einbindung der Einlagerung von Gütern ins Exportregal für eine strukturierte und übersichtliche Lagerung von exportrelevanten Waren
  • Effiziente Erzeugung von Sammelsendungen für den Versand nach Großbritannien und die Schweiz
  • Sammeldruck Zollsendung: Leistungsstarke Funktion für den Sammeldruck von Zolldokumenten, die eine gebündelte Ausgabe ermöglicht

Die erweiterten SAP KEP-Funktionen (Kurier, Express, Paket) sind ein entscheidender Bestandteil des SAP-Versandsystems und bieten fortschrittliche Features zur Optimierung des internationalen Versandprozesses.

  • Präzise Label-Erzeugung für Kurier-, Express- und Paketsendungen auf Basis abgeschlossener Zollsendungen oder freigegebener Ausfuhranmeldungen, um eine einheitliche und normgerechte Kennzeichnung für große Dienstleister wie UPS, DHL, TNT, FedEx und DPD zu gewährleisten
  • Integration eines Webservices für reibungslosen Datenaustausch, einschließlich GTS-Exportdaten wie der Movement Reference Number (MRN)
  • Spezielle DHL Break-Bulk-Optionen für Sammelsendungen nach Großbritannien, um eine gebündelte Abfertigung von Sendungen zu ermöglichen

Die erweiterten Frachtkostenfunktionen in SAP bieten fortschrittliche Lösungen für eine effiziente und präzise Berechnung der Frachtkosten im internationalen Versandprozess. Die Schlüsselfunktionen umfassen folgende zwei Hauptmerkmale:

  • In SAP integrierte Berechnungsmöglichkeiten für den globalen Versand über Land, Luft und See. Diese Funktion ermöglicht eine präzise Kalkulation basierend auf den spezifischen Anforderungen und Kostenstrukturen jeder Transportart.
  • Einbeziehung sämtlicher Zusatzgebühren im Export, wie Zollgebühren, Verpackungskosten und andere spezifische Exportabgaben. Dies gewährleistet eine realistische und transparente Darstellung der Gesamtkosten.

Alle Formulare bei Rutronik basieren auf „SAP Interactive Forms by Adobe“ und bieten eine benutzerfreundliche und effiziente Möglichkeit zur Erstellung verschiedener Dokumente, die für den internationalen Handel entscheidend sind. Zu den maßgeblichen Formularen gehören:

  • Zollrechnung: Präzise Erstellung von Zollrechnungen mit allen erforderlichen Informationen für einen reibungslosen Zollabfertigungsprozess
  • Speditionsauftrag: Übersichtliche Erfassung und strukturierte Darstellung aller relevanten Informationen für die Koordination von Transport und Logistik
  • Packliste: Einfache Generierung von Packlisten zur genauen Dokumentation des Inhalts von Sendungen und zur Sicherstellung eines klaren Überblicks
  • A.T.R.: Unterstützung bei der korrekten Erstellung von A.T.R.-Bescheinigungen für den Handel zwischen der Europäischen Union und der Türkei, um handelspräferenzielle Bedingungen zu nutzen
  • T2L: Erstellung von T2L-Dokumenten, die für den Handel mit bestimmten Ländern wie San Marino erforderlich sind

„Durch ein konsequentes und kompetentes Projektmanagement auf beiden Seiten war es uns möglich, das Projekt in Time, Quality und Budget erfolgreich umzusetzen.“

Markus Ziegler, Senior Director IT Enterprise Applications, Rutronik

Bildmaterial: © Rutronik GmbH

Wir bedanken uns für die freundliche Unterstützung sowie für die Bereitstellung von Informationen und Bildmaterial bei Rutronik.