SAP Frachtkostenmonitor

Mit SERKEM die Frachtkostenprüfung und Frachtkostenabrechnung in SAP automatisieren und dabei die Genauigkeit erhöhen!

Ihre Anforderungen

  • Abwicklung der Auslieferungen über geringe Anzahl an Hauptdienstleister
  • Berücksichtigung der dienstleisterspezifisch vereinbarten Konditionen
  • Elektronischer Erhalt der Eingangsrechnungen
  • Automatische Abwicklung der Frachtkosten

Unsere Lösung

  • Automatisierte Frachtkostenprüfung im SAP-Monitor
  • Automatisierte Frachtkostenabrechnung innerhalb von Toleranzgrenzen
  • Einlesen und Konvertieren der Eingangsrechnungen in das SAP-System

Ihre Vorteile

  • Automatisierte Prozesse sparen Zeit und Geld
  • Erhöhte Genauigkeit der Frachtkostenprüfung
  • Erhöhte Prozesssicherheit, da nur ausgewählte Funktionen zulässig und verfügbar sind
  • Lösung basiert auf SAP Standard-Belegen

Die SERKEM-Lösung im Detail

Die meisten Unternehmen wickeln mindestens 90 % ihrer Auslieferungen über eine geringe Anzahl an Hauptdienstleistern ab. Mit diesen sind spezielle Konditionen vereinbart, welche auch die Grundlage für die Abrechnung der Leistungen sind.

Dennoch gestaltet sich die Frachtkostenprüfung als fehlerintensiver und zeitaufwendiger Prozess. Denn alle Eingangsrechnungen der Dienstleister müssen auf Abweichungen von den vereinbarten Konditionen überprüft werden. Je mehr Lieferungen, desto größer die Summe an Eingangsrechnungen und Positionen.

Eine automatisierte Frachtkostenprüfung und Frachtkostenabrechnung in SAP ist für viele Unternehmen daher das Ziel.

Mit dem SERKEM SAP Frachtkostenmonitor werden die Prozesse automatisiert, die Zahl an manuellen Schritten und Aufgaben gesenkt und die Genauigkeit der Frachtkostenprüfung erhöht. Die automatisierte Verarbeitung der Eingangsrechnung im SAP Frachtkostenmonitor spart Zeit, Papier und Geld

Frachtkostenmonitor SERKEM SAP

Auf einen Blick

1. Frachtkostenvorausberechnung als erster Schritt: Soll-Daten

Zu jeder Auslieferung werden im SAP ein Transport- und ein Frachtkostenbeleg angelegt. Die Berechnung der Soll-Frachtkosten findet im Frachtkostenbeleg anhand der hinterlegten dienstleisterspezifischen Konditionen sowie auf der Basis der Frachteigenschaften statt.

Konditionen:

  • Je Dienstleister gibt es verschiedene Konditionsarten mit einer Reihe an Ausprägungen
  • Die Konditionsvereinbarungen können über einen individuellen Gültigkeitszeitraum verfügen
  • Mitarbeiter pflegen die Konditionen bequem per Excel-Tabelle

Soll-Frachtkosten und Soll-Zustellzeit

  • Nach Bruttogewicht, nach Volumengewicht, nach Lademetern
  • Berücksichtigung von Zuschlägen für Entfernung, Gefahrgut, Maut, etc.
  • Berücksichtigung von speziellen Versandmethoden, z.B. Express
  • Errechnung der spätesten Zustellzeit

Die Eingangsrechnungen der Dienstleister werden in das SAP-System eingelesen. Dazu übermitteln die Dienstleister entweder monatliche Sammelrechnungen oder Einzelrechnungen in verschiedenen Formaten per IDOC an das SAP-System. Im SAP-System werden diese in ein einheitliches Format konvertiert.

Ist-Frachtkosten und Ist-Zustellzeit:

  • Übermittlung der Rechnungsdaten
  • Übermittlung der Lieferempfangsbestätigung und somit der Zustellzeit
  • Ist-Fracht

Soll- und Ist-Daten werden im Frachtkostenmonitor gegenübergestellt und auf Positionsebene auf Abweichungen abgeglichen.

Auswertungsmöglichkeiten im Frachtkostenmonitor:

  • Auswertung der durchschnittlichen Abweichungen der Zustellzeiten
  • Auswertungen über Abweichungen zwischen Soll- und Ist-Kosten
  • Abweichung bei Zuschläge oder Standardfracht ersichtlich
  • Auswertung der Liefertreue der Dienstleister

Für die automatische Verarbeitung der Frachtkosten gibt es eine kundenindividuelle Toleranzgrenze:

Befinden sich die Abweichungen im Rahmen der definierten Toleranzgrenze, werden die Eingangsrechnungspositionen automatisch verbucht, der Vorgang wird im SAP-System archiviert.

Wird der Schwellenwert überschritten, erhält die Versandabteilung eine Benachrichtigung und die Position wird im Frachtkostenmonitor entsprechend gekennzeichnet: Alle Positionen, die die Toleranzgrenze überschreiten, werden im Frachtkostenmonitor aufgelistet und müssen manuell geprüft werden. Dafür hat man aus den Frachtkostenmonitor heraus Zugriff auf dem gesamten Zugang inklusive Sendungsdaten des Dienstleisters.

  • Protokolle mit Informationen über Statuswechsel, Texte der Reklamationsmails, Fehler bei der automatischen Buchung
  • Lieferungen mit Spediteursdaten zum gewählten Transport, Einzelkonditionen samt Preise, Verlauf aus Rechnungen und Gutschriften, Analyse der Abweichung zum Spediteur im Detail
  • Status, kann manuell geändert werden aber auch automatisch z.B. beim Eingang einer Gutschrift oder Versand einer Reklamationsmail
  • Rechnungsfreigabe: Erstellung FI-Beleg, Gesamtkosten eines Transports werden anteilig auf die Positionen der Lieferungen aufgeteilt
  • Mailversand: Zum Versenden von Reklamationsmails an den Spediteur
  • Vollständig in SAP abgewickelt, keine zusätzlichen Lizenzkosten
  • Alle Schritte sind im SAP dokumentiert und aufrufbar
  • Auswertungsmöglichkeiten im Frachtkostenmonitor
  • Einsparungen von bis zu X % der Kosten/der Zeit
  • Hoher Anteil an automatisierten Buchungen und Prozessen
  • Rollouts auf weitere Standorte in Eigenregie möglich
  • Keine Papierrechnungen mehr
  • Verkürzung der Zahlungszeiten gegenüber KEP
  • Unterschiedliche Preisberechnung je Spediteur
  • „Revisionssicher“ da Original-Rechnung vorhanden sind
  • Unterscheidung in Basis-Fracht und Zuschläge
  • Buchung der FI-Belege für die Bezahlung der Dienstleister aus dem Monitor heraus
  • Automatische Buchung möglich
  • Zentraler Monitor für Fehlerhandling
  • Statusverwaltung im Monitor (gebucht, reklamiert, nicht bearbeitet)
  • Rechnungsnummer & Sendungsnummer des Spediteurs als Referenz für Reklamation ersichtlich

 

Auszug aus unseren Referenzen

TRUMPF GmbH + Co. KG:

  • Branche: Maschinenbau
  • Umsatz: 3,1 Mrd. $ (2013)
  • Mitarbeiter: 6.500 (2013)

Success Story TRUMPF

W. R. Grace & Co

  • Branche: Chemie
  • Umsatz: 2.586,8 Mio. € (2013/2014)
  • Mitarbeiter: 10.914 (2013/2014)

Weiterführende Informationen

Downloads

Frachtkostenabrechnung in SAP

S@PPORT: Frachtkostenmonitor optimiert Frachtrechnungsprüfung bei Trumpf

All about Sourcing: Frachtkostenprüfung in SAP

E-3 Magazin: Frachtkosten im Blick