Der Name Bilfinger steht für Ingenieurkompetenz und Servicementalität. Mit den Geschäftsfeldern Industrial, Power und Building and Facility bietet der international führende Engineering- und Servicekonzern maßgeschneiderte Services für Industrieanlagen, Kraftwerke und Immobilien.

Gerade im Bereich der Wartung und Instandhaltung von Anlagen der Öl- und Gasindustrie zählt der Konzern zu den Marktführern und nimmt hier bei der Instandhaltung von Plattformen in der Nordsee eine führende Stellung ein.

Die Bilfinger Salamis UK, eine in Schottland ansässige Tochtergesellschaft, bietet eine umfangreiche Palette an Instandhaltungsarbeiten für Plattformen in der Nordsee. Bereitstellung von Personal, Höhenarbeiten, Korrosionsschutz, Isolierung, Gerüstbau, Seil-Zugangs-Techniken sowie Reinigungs- und Umbauarbeiten zählen zu den angebotenen Leistungen.

Die Bilfinger Salamis UK LTD stellt ihren Kunden über 3.000 Mitarbeiter auf verschiedenen Öl-Plattformen zur Verfügung und ist für die Abrechnung und Fakturierung der Leistungen mit diversen Kunden zuständig. Dabei müssen zum einen verschiedene Kunden und Aufträge je Plattform unterschieden werden, zum anderen wechseln die Mitarbeiter zwischen Projekten und Plattformen.

Für die Bilfinger-Tochter ist es daher entscheidend, dass der Zeiterfassungsprozess konsequent und zweckmäßig ist.

Bisher wurden bei Bilfinger Salamis UK alle Zeiterfassungsdaten manuell, Zeile für Zeile, in das verwendete System eingetragen. Die Dateneingabe in die Excel-Files erfolgte ungeprüft und nicht einheitlich. Vor allem bei Mitarbeitern, die verschiedene Projekte unterstützen oder zwischen Projekten und Plattformen wechselten, war der Zeiterfassungsprozess teilweise nicht konsistent.

Offshore pflegte und führte ein Zeitsachbearbeiter die Timesheets in Form von Excel-Files. Einmal täglich wurden die Daten per E-Mail rückgemeldet und Onshore aus den Excel-Files von 20-30 Timewritern manuell ins System eingegeben. Ein zeitintensiver und fehleranfälliger Prozess, der durch Systembeschränkungen zusätzlich erschwert wurde.

Neues Timesheet zur Zeiterfassung ersetzt projektspezifische Timesheets

Um diesen Prozess zu optimieren, implementierte die Bilfinger Samalis UK LTD im Rahmen der SAP Einführung durch die Bilfinger interne IT und in Zusammenarbeit mit SERKEM ein neues Zeiterfassungssystem.

Die Herausforderungen waren immens: eine große Anzahl projektspezifischer Timesheets wurde durch ein einziges ersetzt – standardisiert für alle Kunden. Dieses wird über alle Projekte hinweg verwendet und arbeitet nach dem Drop-Down Prinzip.

Das heißt das neue Timesheet ist mit allen Stammdaten aus dem SAP – wie Name, zulässige Projekte, Arbeitsauftragsnummer, etc. – vorbelegt, die über Dropdownlisten nur noch auszuwählen sind.

Mit Stammdaten vorbelegte Felder vereinfachen die Dateneingabe

Nur noch die geleisteten Arbeitsstunden sowie neue Buchungsnummern, die durch den Kunden geliefert werden und nicht im SAP verarbeitet sind, werden manuell vom Zeitsachbearbeiter eingetragen. Die einzelnen Timesheets in Form von interaktiven Excel-Files werden innerhalb derselben Arbeitsmappe zusammengefasst und eine wöchentliche Zusammenfassung wird automatisch generiert.

Durch ein einziges Timesheet für alle Verträge und Aufträge wird der Zeiterfassungsprozess über alle Projekte hinweg konsistent, ein Vorteil wenn Mitarbeiter verschiedene Projekte unterstützen oder zwischen diesen wechseln.

Weniger Fehlerquellen bei schnellerer Datenein- und Datenweitergabe

Die SERKEM-Lösung zur Zeiterfassung reduziert bei Bilfinger Fehlerquellen und beschleunigt gleichzeitig die Datenein- und -weitergabe. Handschriftliche Timesheets müssen nicht mehr interpretiert und manuell im System erfasst werden. Aufgrund der standardisierten Eingabe können die Excel-Files direkt in das SAP System geladen werden.

Automatische Verifizierung der erfassten Daten

Jedes Timesheet wird durch die Timewriter in das SAP CATS Cockpit hochgeladen und dort automatisch geprüft: die Daten werden verifiziert. Ausgegebene Fehlermeldungen werden durch die Timewriter bearbeitet und korrigiert. Die fehlerfreien Daten werden anschließend in CATS gespeichert und stehen zur Verteilung auf die jeweiligen Module zur Verfügung.