Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD (= Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist eine Spezifikation für das elektronische Rechnungsformat gleichen Namens, das vom Forum elektronische Rechnung Deutschland entwickelt wurde.
Der ZUGFeRD-Standard ermöglicht es auch kleinsten Unternehmen, Rechnungen komfortabel, schnell und einfach elektronisch mit ihren Kunden auszutauschen. Wegfall von Material- & Portokosten sowie die automatische Verarbeitung der Rechnungen ermöglichen effizientere Prozesse und senken die Kosten deutlich.
Detaillierte Informationen zu ZUGFeRD finden Sie hier.
Konzept und Abgrenzung zu EDIFACT
Eine ZUGFeRD-konforme Rechnung besteht aus 2 Teilen,
- einer visuellen Darstellung über eine pdf/A3-Datei und
- einem maschinenlesbaren Teil im XML-Format, der dem pdf angehängt wird.
Dabei hat im Zweifelsfall die XML-Datei Belegfunktion.
Ein Beispiel:
Eine Eingangsrechnung weist im pdf-Teil für eine Position einen Preis von 550 € /Stück aus, im XML-Teil jedoch nur 55 €/Stück, was auch dem Listenpreis für das Produkt entspricht.
Gültigkeit hat hier immer der Preis im XML-Teil der Rechnung, also die 55 €/Stück.
Rechnungsverarbeitung in SAP
Für die Erzeugung, das Auslesen und die Verarbeitung ZUGFeRD-konformer Rechnungen ist eine entsprechende Software nötig. SAP selbst verfügt aktuell noch über keine native Möglichkeit, ZUGFeRD-konforme Rechnungen auszulesen. Gegenwärtig ist es noch notwendig, hierzu Software von Drittanbietern einzubinden.
Rechnungsverarbeitung ohne ZUGFeRD (Beispiel Eingangsrechnungsverarbeitung):
Die manuelle Rechnungsverarbeitung ist zeitaufwendig und fehleranfällig, egal ob es sich um Eingangs- oder Ausgangsrechnungen handelt.
Die Eingangs-Rechnung wird in Papierform oder als pdf erstellt und anschließend per Post oder E-Mail versandt.
Beim Empfänger wird die Rechnung in einem manuellen Prozess erfasst, geprüft, archiviert und im nächsten Schritt im SAP-System weiterverarbeitet:
Eingangsrechnung mit ZUGFeRD
Wird ZUGFeRD genutzt, wird die Eingangsrechnung vom Lieferanten als ZUGFeRD-konforme pdf/A3-Datei mit maschinenlesbarem XML-Teil erstellt. Diese wird anschließend per E-Mail an den Kunden versandt und dort über mehrere automatische Schritte ins SAP-System eingelesen.
Es können automatische Prüfungen der Rechnungen vorgenommen werden, um Abweichungen automatisch zu erkennen, die Rechnung kann unter Nutzung von SAP Standard-Funktionalitäten bspw. automatisch archiviert werden.
Der manuelle Aufwand bei der Eingangsverarbeitung beim Empfänger wird wesentlich reduziert.
Gleiches gilt analog für den Rechnungsausgangsprozess:
Welche Vorteile bietet ZUGFeRD?
- Archivierung
Die Bilddatei (pdf) und der Buchungssatz sind fest miteinander verknüpft. Alle wesentlichen Informationen der Rechnung hängen als XML-Code an der pdf-Datei und gehen automatisch in die Buchhaltung ein. Erkennungsfehler beim Scan sind ausgeschlossen, eine rein elektronische Archivierung wird möglich.
- Durchgängige Automatisierung
Mit ZUGFeRD ist es möglich, den Rechnungsein- und Ausgangsprozess weitgehend zu automatisieren. Prüfungen, Scannen von Dokumenten etc. werden überflüssig, der Personalbedarf sinkt deutlich.
- Umweltschutz
Da keine Rechnungen mehr gedruckt und versandt werden müssen, sinkt der Papierverbrauch und der Aufwand für den Versand deutlich. Der geringere Ressourcenverbrauch kommt der Umwelt zugute.
- Kosteneinsparungen
Durch den Wegfall von Druck- und Portokosten können pro Rechnung zwischen 1,53 € und 4,19 € eingespart werden.
Hierzu eine Beispielrechnung:Vorgang Vollkosten ohne ZUGFeRD
Änderung durch ZUGFeRD Rechnungserstellung 0,20 € – 0,30 € automatisiert elektronisch Rechnungsdruck 0,51 € – 1,53 € entfällt Kuvertieren 0,20 € – 0,31 € entfällt Papierrechnungsversand 0,62 € – 2,05 € entfällt Summe 1,53 € – 4,19 € Bei einem Rechnungsaufkommen von 10.000 Rechnungen pro Jahr können so bis zu 40.000 € eingespart werden, wenn man vollständig auf ZUGFeRD setzt.