Was ist ein E-Document

Elektronische Dokumente (e-Documents in SAP) beziehen sich auf den Austausch von elektronischen Dokumenten zwischen Geschäftspartnern. Diese Dokumente sind strukturierte, maschinenlesbare Daten, die den gesamten Rechnungsprozess effizienter gestalten. Durch den Einsatz von e-Documents werden traditionelle Papierdokumente durch digitale Formate ersetzt, was Transparenz, Schnelligkeit und Genauigkeit in der Verwaltung und Verarbeitung von Dokumenten verbessert. Dieser Ansatz optimiert die Dokumentenabwicklung aus geschäftlicher Perspektive und bietet erhebliche Vorteile gegenüber herkömmlichen Methoden.

E-Document Bereiche:

E-Documents umfassen verschiedene Arten digitaler Geschäftsdokumente, die den Austausch von Informationen zwischen Geschäftspartnern erleichtern. Zwei zentrale Anwendungen von elektronischen Dokumenten sind:

Durch die Nutzung von e-Documents werden Geschäftsprozesse automatisiert, die Effizienz gesteigert und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gewährleistet. Dies führt zu einer erheblichen Reduzierung des Papierverbrauchs und trägt zur Digitalisierung und Modernisierung der Geschäftskommunikation bei.

Modelle des E-Invoicing (CTC):

1. Structured Data: Dieses Modell verwendet strukturierte Datenformate wie XML oder JSON, um Rechnungsinformationen elektronisch auszutauschen. Es ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung und Integration in die Geschäftssysteme der Unternehmen.
2. Hybrid: Hybridmodelle kombinieren traditionelle Rechnungsformate (z.B. PDF) mit strukturierten Daten. Dies erlaubt eine flexiblere Anpassung an die unterschiedlichen Systeme und Anforderungen der Geschäftspartner.
3. E-Signature: Elektronische Signaturen werden verwendet, um die Authentizität und Integrität der elektronischen Rechnungen sicherzustellen. Dies ist besonders wichtig für die Rechtsgültigkeit und Compliance.
4. Payment-Linked: Dieses Modell verknüpft die Rechnung direkt mit dem Zahlungsprozess, was eine nahtlose Verbindung zwischen Rechnungsstellung und Zahlung ermöglicht. Es fördert eine schnellere Liquiditätsabwicklung und verbessert das Cashflow-Management.
5. Real-Time Reporting: Bei diesem Modell werden Transaktionsdaten in Echtzeit an die Steuerbehörden übermittelt, was eine effiziente Steuerüberwachung und -kontrolle ermöglicht. Es unterstützt die Einhaltung steuerlicher Vorschriften und minimiert das Risiko von Steuerbetrug.

Diese Modelle bieten Unternehmen unterschiedliche Ansätze zur Optimierung ihrer Rechnungsprozesse, zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und zur Verbesserung der operativen Effizienz durch Automatisierung und Integration.

Grundsätzliche Unterschiede bei e-Documents

e-Documents können auf verschiedene Arten an die jeweiligen Empfänger übermittelt werden, abhängig von den gesetzlichen Anforderungen und den technischen Gegebenheiten des jeweiligen Landes:

• Direktübermittlung an die Steuerbehörde
  • Die Anforderungen und Prozesse sind länderspezifisch unterschiedlich und müssen jeweils berücksichtigt werden.
• Clearingsystem
  • Eine gemeinsame Plattform, auf der Lieferanten und Kunden Dokumente und Rechnungen austauschen. Dies vereinfacht die Kommunikation und stellt sicher, dass alle Parteien Zugriff auf die relevanten Dokumente haben.
• Formatvorgaben für den Austausch
  • Elektronische Dokumente müssen in bestimmten Dateiformaten übermittelt werden. Das häufigste Format ist XML, andere Formate können je nach Land und System variieren.
• Behördenzugriff (Pull-Verfahren)
  • In bestimmten Fällen müssen Informationen direkt von den Behörden eingeholt werden. Beispielsweise muss bei Barverkäufen oder beim e-Transport von Lieferpapieren ein Signaturcode als Barcode auf den Beleg gedruckt werden.

Zentrales e-Document Cockpit im SAP-System

Das zentrale e-Document Cockpit bietet eine integrierte Plattform zur Verwaltung aller e-Documents im SAP-System. Es ist sowohl als SAP GUI-Transaktion als auch als SAP Fiori-Anwendung verfügbar:

• SAP GUI-Transaktion
  • Bietet eine klassische Benutzeroberfläche zur Verwaltung und Überwachung von e-Documents.
• SAP Fiori Anwendungen
  • Moderne, benutzerfreundliche Oberflächen für eine effiziente und intuitive Verwaltung von e-Documents.

• Erstellen und Senden elektronischer Dokumente gemäß Spezifikationen.
• Navigation zu Quelldokumenten und Ansicht von Geschäftspartner-Dokumenten.
• Statusübersicht und Prozessstatus-Verlauf mit Dokumentenzählung.
• Fehleranalyse direkt in der App.
• Archivierte Dokumente anzeigen und verwalten.

Zusätzlich gibt es das Document and Compliance Dashboard, das eine umfassende Übersicht über den Status und die Einhaltung von e-Documents bietet.

Relevanz E-Documents:

E-Invoicing wird insbesondere relevant, wenn Unternehmen internationale Märkte bedienen oder in Ländern tätig sind, die spezifische gesetzliche Anforderungen für elektronische Rechnungsstellung haben. Die Relevanz von E-Invoicing-Modellen hängt davon ab, welche rechtlichen Rahmenbedingungen in den betreffenden Ländern gelten. Beispielsweise können Modelle wie structured data, hybrid, e-signature und payment-linked relevant sein, je nach den jeweiligen gesetzlichen Anforderungen und der Präferenz der Unternehmen für die Integration in ihre bestehenden Systeme.

delta pronatura
Dr. Krauss & Dr. Beckmann KG

• Branche: Konsumgüter
• Umsatz: 152 Mio. € (2016)